Как собрать брони со всех площадок в одном окне

Прокат, который живёт на одном источнике клиентов, — редкость. Обычно заявки приходят одновременно с собственного сайта, с агрегаторов вроде Localrent и Wayrent и с досок объявлений. Каждый канал имеет свой интерфейс, свой формат уведомлений и свою скорость. Администратор в это время держит в голове одно общее расписание автопарка — и именно этот разрыв рано или поздно даёт сбой.

Как выглядит типичный сбой

Сценарий почти всегда один. Заявка с площадки пришла в момент, когда сотрудник разговаривал с клиентом по телефону. Он ответил, что машина свободна, и записал бронь. Заявку с площадки подтвердил коллега со второй смены, потому что в его вкладке машина ничем не была занята. В понедельник за одной машиной приезжают двое. Дальше — извинения, перебронирование, иногда компенсация, почти всегда испорченный отзыв. Ни одна из сторон при этом не ошиблась: ошиблась схема работы.

Что значит «одно окно» на практике

• Заявки с сайта и с площадок попадают в общий список входящих, а не в четыре разных места.
• Заявка превращается в бронь, а бронь сразу занимает машину в календаре занятости.
• Календарь один на весь автопарк и общий для всех сотрудников и смен.
• При мультифилиальной структуре видно, где физически находится машина, а не только то, что она занята.

Почему календарь важнее, чем список заявок

Список заявок отвечает на вопрос «что пришло». Календарь отвечает на вопрос «что можно пообещать». Второй вопрос гораздо чаще звучит в реальном разговоре с клиентом. Поэтому в Auto555 центральный экран для администратора — это занятость парка во времени, а входящие заявки лишь один из способов её пополнить. Всё остальное — калькулятор стоимости, договор, депозит — навешивается на уже существующую бронь. Что входит в систему целиком, перечислено на Auto555.

Скорость ответа и её цена

На агрегаторах побеждает не самая дешёвая машина, а та, по которой быстрее ответили. Когда заявки лежат в общем списке и видно свободные машины, ответ занимает секунды. Когда для ответа нужно открыть три вкладки и уточнить у механика, не уехала ли машина на ТО, — минуты. Мы не берёмся называть точную конверсию, у нас нет таких измерений, но направление зависимости здесь очевидно любому, кто работал на стойке.

Корпоративные клиенты — отдельный поток

Компании бронируют иначе: реже, дольше, часто сразу несколько машин, и им нужны счета и закрывающие документы. Если такие сделки вести в том же потоке, что и разовые заявки с досок объявлений, они теряются или оформляются криво. Поэтому корпоративные клиенты, счета и связанные с ними брони живут отдельной сущностью, но занимают тот же общий календарь. Продукт целиком — на auto555.ru.

Что делать, если каналов станет больше

Каналы приходят и уходят: сегодня один агрегатор даёт половину заявок, через год — другой. Смысл единого окна как раз в том, что добавление канала не меняет внутренний процесс: заявка всё равно превращается в бронь, бронь — в договор, договор — в выдачу. Если вам нужна интеграция с источником, которого нет в стандартной поставке, или собственный сайт с формой брони — это направления разработке CRM и ERP и веб-разработке.

С чего начать

Начните с того, чтобы завести в системе весь актуальный автопарк и перенести туда только будущие брони. Уже через неделю станет видно, сколько раз в день вы раньше уточняли занятость машины устно. Бесплатный тариф Стандарт даёт до пяти машин и одного пользователя — этого достаточно для проверки схемы. Тарифы и лимиты — на наших SaaS-платформах, написать нам можно через контактах.