Своя CRM или готовая: когда разработка окупается
Вопрос обычно звучит так: «Нам всё нравится, но три вещи в этой CRM работают не по-нашему, можно допилить?» Дальше выясняется, что допилить нельзя, потому что архитектура коробки этого не предполагает, а костыль через вебхуки ломается при каждом обновлении. С этого места и начинается разговор про собственную систему.
Коробка почти всегда правильный старт
Если у вас до 15 сотрудников, процесс укладывается в схему «заявка — звонок — сделка — оплата», и вы не продаёте ничего экзотического, готовая CRM закроет задачу за две недели и 100–150 тысяч рублей. Разработка своей на том же объёме займёт три-четыре месяца и обойдётся в 1,5–3 миллиона. Спорить тут не о чем: коробка выигрывает с разгромным счётом. Ошибка — начинать разработку из принципа «хотим своё».
Четыре признака, что коробка кончилась
- Больше 25–30 активных пользователей: лицензии превращаются в 500 000+ рублей в год, и эта сумма только растёт.
- Ваш процесс не описывается воронкой. Прокат, аренда, производство под заказ, абонементы, многоэтапные согласования — всё это в стандартную сделку не влезает.
- Костылей стало больше трёх, и каждое обновление платформы вы встречаете с тревогой.
- Данные клиентов — ваш основной актив, и вы не готовы держать их в чужом облаке без контроля над бэкапами и правами доступа.
Как считать окупаемость
Простая арифметика. Коробка на 30 человек: 1 500 рублей за лицензию, 540 000 в год, плюс 200 000 на поддержку и доработки — 740 000. За пять лет 3,7 миллиона. Собственная система: 2,5 миллиона на разработку, дальше 300–400 тысяч в год на хостинг и развитие — за пять лет около 4 миллионов. Паритет. Но если пользователей 50, коробка стоит уже 6 миллионов за тот же срок, а стоимость своей растёт незначительно, потому что вы не платите за каждого нового человека. Точка перелома почти всегда в количестве лицензий, а не в функциональности. Мы обычно считаем этот график вместе с клиентом до начала работ и честно говорим, если разработка не окупается — примеры расчётов и результатов есть в портфолио.
Третий путь, о котором забывают
Между коробкой и разработкой с нуля есть отраслевая платформа: продукт, сделанный под конкретный вид бизнеса, где 80 процентов процессов уже учтены, а оставшиеся 20 настраиваются. Так устроен Auto555 для автопроката — там есть подача и возврат автомобиля, залоги, штрафы и график занятости машины, чего нет ни в одной универсальной CRM. Так же работает homade для салонов: расписание мастеров, абонементы, склад расходников. Стоимость входа сопоставима с коробкой, а профильных функций больше. Смотреть на такие решения стоит до того, как заказывать разработку с нуля — подробнее про наши продукты на странице SaaS-платформ.
Что важно решить заранее
Если вы всё-таки идёте в разработку, три вопроса нужно закрыть до первой строки кода. Первый: кому принадлежит код и исходники — это фиксируется в договоре, а не на словах. Второй: где будут храниться персональные данные клиентов; по 152-ФЗ базы граждан России должны находиться на серверах в России, и это влияет на выбор хостинга. Третий: кто будет развивать систему через год. Собственная CRM без сопровождения через два года превращается в неподдерживаемый монолит, поэтому сопровождение закладывается в бюджет сразу, а не по факту аварии.
Короткий вывод
До 15 человек — коробка. От 15 до 30 — отраслевое решение или коробка с аккуратными интеграциями. Больше 30 или процесс, который не ложится в воронку, — собственная разработка. Всё остальное — вопрос вкуса, а вкус в этой теме стоит дорого.