Перенос клиентов в Homade: формат файла, лимиты, дубли и проверка

Клиентов в Homade переносят вставкой текста: одна строка — один клиент, имя и телефон через запятую, точку с запятой или табуляцию. За раз принимается до 2000 строк, телефоны, которые уже есть в салоне или повторяются в файле, пропускаются. Так же в разделе миграции переносятся услуги (категория, название, минуты, цена) и мастера (имя, специализация).

Это самостоятельный инструмент, и у него есть границы: история визитов, оплаты и бонусы через него не переносятся. Мы разрабатываем Homade и ниже описываем порядок, который даёт чистую базу с первого раза.

Что переносится и что нет

Подготовка файла

1. Выгрузите клиентов из старой системы в Excel или CSV. В YCLIENTS и DIKIDI это делает владелец с правом на выгрузку базы — порядок мы описывали в статье переезд с YCLIENTS без потерь.
2. Оставьте две колонки: имя и телефон. Остальные удалите — email, день рождения и заметки при необходимости добавите в карточки позже.
3. Приведите телефоны к одному формату, например +79990000001. Сейчас дубли сравниваются по введённой строке: «8 999 000-00-01» и «+79990000001» программа посчитает разными номерами.
4. Удалите пустые строки и строки без телефона, если они вам не нужны.
5. Если клиентов больше 2000, разбейте список на части.

Привести номера к одному виду проще всего формулой в Excel: удалить пробелы, скобки и дефисы, заменить ведущую 8 на +7. Проверьте результат выборочно на десятке строк — особенно номера, записанные с добавочными или иностранные.

Порядок импорта

1. Сначала услуги: так прайс будет готов к первым записям. На «Соло» импортированные услуги сразу назначаются владельцу-мастеру.
2. Потом мастера. На «Соло» добавить сотрудников нельзя, и импорт не обходит лимит тарифа — на «Старте» их до 5, на «Бизнесе» до 15.
3. Затем пробная выборка клиентов — 20–30 строк. Откройте несколько карточек и проверьте имя и телефон.
4. Остальные клиенты партиями до 2000 строк.
5. Сверьте число «Добавлено клиентов» с числом строк в файле. Разница — это пропущенные дубли и пустые строки.

Если в базе один телефон на двоих

Бывает, что мама и дочь записаны на один номер. Импорт пропустит вторую строку как дубль. Такого клиента добавьте вручную в карточке и при необходимости укажите дополнительный телефон. Перед массовым переносом найдите такие пары в Excel сортировкой по телефону.

Кто может импортировать

Импорт доступен владельцу и управляющему. Общий импорт и экспорт базы требуют доступа ко всем клиентам — мастер с доступом только к своим записям этого сделать не сможет. Это ограничение работает на сервере.

После переноса

• Проверьте прайс на публичной странице записи: цены и длительности должны совпадать с реальными.
• Назначьте мастерам их услуги в карточках — после первой ручной настройки мастер выполняет только отмеченные услуги.
• Перенесите будущие записи вручную в журнал, чтобы клиенты не потерялись в переходный период.
• Если в старой системе были бонусы, внесите остатки ручной операцией с причиной.
• Выгрузка клиентов из Homade в Excel доступна в клиентской базе — сделайте контрольную выгрузку и сравните с исходным файлом.

Как подготовить прайс к импорту

Строка услуги — это категория, название, длительность в минутах и цена в рублях: «Волосы, Женская стрижка, 60, 2500». Если длительность не указана, программа поставит 60 минут, цену — 0 ₽. Длительность должна быть от 5 до 600 минут; строку с некорректной длительностью или ценой импорт не примет и покажет, в какой услуге ошибка.

• Категории создаются сами по первой колонке строки. Следите за одинаковым написанием: «Волосы» и «волосы» склеятся, «Волосы» и «Стрижки» — нет.
• Цену пишите целым числом, пробелы внутри допустимы: «2 500» и «2500» читаются одинаково. Запятая разделяет колонки, поэтому копейки через запятую не пишите.
• Услуги с вилкой цены «от 2 000 до 3 500» перенесите с базовой ценой, а вилку поправьте в карточке услуги.
• Индивидуальные цены мастеров импорт не переносит — их задают в карточке сотрудника после переноса.

Сколько времени занимает перенос

Для салона с прайсом на 60 услуг, 8 мастерами и базой 3 000 клиентов подготовка файлов обычно занимает 1–2 часа, сам импорт — несколько минут: две партии клиентов по 2 000 и 1 000 строк. Дольше всего идут проверка телефонов и назначение услуг мастерам. Будущие записи на ближайшие две недели удобнее перенести вручную в последний день работы старой системы.

Переходный период: две системы параллельно

Совсем без пересечения переехать трудно: клиенты записаны на месяц вперёд, а ссылка старой системы ещё висит в профилях. Рабочий порядок такой:

1. Перенесите прайс, мастеров и клиентов в Homade заранее, за 3–5 дней.
2. В выбранный день замените ссылку на запись во всех профилях и на сайте на ссылку Homade.
3. Будущие записи из старой системы перенесите в журнал Homade вручную, начиная с ближайших дней.
4. Неделю держите старую систему открытой только для чтения: проверять, не потерялась ли запись.
5. После этого выгрузите из старой системы всё, что может понадобиться для отчётности, и закройте её.

Полный процесс смены системы — сроки, параллельная работа, обучение команды — описан на homade.ru. Если перенос сложнее обычного, например несколько систем и тысячи визитов истории, его можно заказать у нас как отдельную задачу: обсудить со студией.