Как психологу хранить заметки о клиентах и не нарушить 152-ФЗ

Заметки психолога о клиенте почти всегда содержат сведения о его здоровье, отношениях, переживаниях — то, что закон о персональных данных относит к специальной категории или к чувствительным данным. Поэтому хранить их стоит так же, как медицинские записи: в одном защищённом месте с паролем и шифрованием, на устройствах и сервисах, которые вы контролируете, без копий в мессенджерах и общих облачных папках. Для обработки нужно письменное согласие клиента, а в политике конфиденциальности — честное описание того, что вы храните, где и сколько. Ниже — практичный порядок для частного психолога и небольшого центра.

Что у психолога является персональными данными

Закон о персональных данных не делает исключения для частных специалистов: если вы собираете и храните данные клиентов, вы оператор. Отдельно действуют этические кодексы психологических сообществ, требующие конфиденциальности.

Согласие и политика

Перед первой сессией клиент подписывает согласие на обработку персональных данных, в котором отдельно указаны сведения о здоровье, если вы их фиксируете. Согласие можно получить на сайте при записи — отдельной галочкой, не встроенной в оферту. Как оформить такое согласие, разобрано в статье о согласии на обработку ПДн отдельным документом. Политику конфиденциальности можно составить в нашем генераторе политики и дописать в неё раздел о заметках и сроках их хранения.

Где хранить заметки: варианты

Для частного психолога рабочий минимум — шифрование диска ноутбука и телефона, отдельное зашифрованное хранилище заметок, резервная копия в зашифрованном виде и запрет на заметки в мессенджерах.

Календарь и уведомления

Календарь — частая точка утечки. Если событие называется «Мария — тревога, развод», его видят все, кому вы когда-то открыли календарь, и оно показывается на экране блокировки. Название события — только имя или инициалы, без описания запроса. То же с напоминаниями клиентам: «Напоминаю о встрече завтра в 18:00» — без темы.

Переписка с клиентом

Клиенты пишут между сессиями, и переписка неизбежна. Правила, которые снижают риск:

• договориться, что мессенджер — для организационных вопросов, а содержательное обсуждается на сессии;
• не пересылать переписку клиента супервизору с именем — только обезличенно;
• периодически очищать переписку с бывшими клиентами;
• не использовать рабочий номер в семейных чатах и на общих устройствах.

Супервизия и интервизия

Обсуждение случаев с супервизором — часть профессии. Обсуждайте обезличенно: без имени, места работы и деталей, по которым клиента можно узнать. Это требование этики, и оно же снимает вопрос о передаче персональных данных третьему лицу.

Сроки хранения и удаление

Определите срок хранения заметок после окончания работы с клиентом — например, три года — и запишите его в политику. Раз в полгода удаляйте заметки по тем, у кого срок истёк. Если клиент просит удалить свои данные, удалите их в разумный срок, кроме того, что вы обязаны хранить по другим законам (например, данные об оплатах для налоговой). Удаление должно касаться всех мест: файл, резервная копия, анкета на сайте, переписка.

Если ноутбук украли или телефон потерялся

Порядок на случай потери устройства стоит продумать заранее, а не в панике. Что сделать сразу: удалённо заблокировать и стереть устройство, сменить пароли от почты, мессенджеров и хранилища заметок, завершить все активные сессии. Если на устройстве были незашифрованные заметки, это утечка персональных данных, и по закону о ней нужно уведомить Роскомнадзор в установленные сроки — порядок описан в статье об уведомлении РКН при утечке. Шифрование диска превращает такую историю из утечки в неприятную, но безопасную потерю железа.

Центр с несколькими специалистами

В центре добавляются роли: администратор видит расписание и оплаты, специалист — своих клиентов и свои заметки, руководитель — обезличенную статистику. Общий диск «Клиенты центра», где каждый видит всё, — главная ошибка. Нужна система с разграничением доступа и журналом, хранящая данные на серверах в России. Если центр собирает данные через сайт, анкету лучше хранить на своём сервере, а не во внешнем конструкторе форм: подробнее в статье о локализации ПДн и иностранных сервисах.

Как мы можем помочь

На сайте психолога, который мы делаем, анкета перед первой встречей хранится на сервере в РФ, и доступ к ней есть только у специалиста; по прайсу этот модуль стоит 12 900 ₽, сайт — от 39 900 ₽. Для центров с несколькими специалистами мы проводим аудит обработки данных и настраиваем доступы в рамках защиты персональных данных по 152-ФЗ. Быстро проверить себя можно по чек-листу 152-ФЗ.