Автоматизация документооборота и ЭДО: счета, акты и УПД без ручной рассылки
Счёт, акт и УПД формируются из сделки или заказа, уходят контрагенту через оператора ЭДО, а статус подписи возвращается в вашу систему.
В B2B-компании документы тянутся хвостом за продажами. Менеджер просит бухгалтера выставить счёт, бухгалтер копирует реквизиты из письма, акты в конце месяца собирают по всем клиентам вручную, а подписанные экземпляры ищут то в почте, то в кабинете оператора. На закрытии месяца выясняется, что половина актов не подписана.
Автоматизация начинается с источника данных: сделка в CRM или документ в 1С уже содержит контрагента, позиции и суммы. Из них по шаблону собирается документ, отправляется через Диадок, СБИС или 1С-ЭДО, а статусы «доставлен», «подписан», «отклонён» возвращаются туда, где работает менеджер.
Юридически значимую подпись ставит ваш сотрудник своей электронной подписью — с машиночитаемой доверенностью, если он подписывает от имени организации. Ключи подписи мы не храним на своих серверах и документы за компанию не подписываем.
Кто участвует в документообороте
Менеджер
Нажимает «Выставить счёт» в сделке и видит, оплачен ли он и подписан ли акт.
Бухгалтер
Проверяет пакет закрывающих документов перед отправкой, а не собирает его с нуля.
Подписант
Подписывает пакет своей подписью в программе оператора по машиночитаемой доверенности.
Контрагент
Получает документ в своём кабинете ЭДО, даже если работает у другого оператора.
Калькулятор
Автоматизация ЭДО и документов — расчёт стоимости
Отраслевые модули уже отмечены. Уберите лишнее или добавьте нужное — сумма в счёте будет та же, что в смете.
Выберите пакет
Добавьте нужное
Ваша смета
- Пакет «Орбита»59 900 ₽
- Подключение оператора ЭДО по API29 900 ₽
- Шаблоны документов14 900 ₽
- API CRM24 900 ₽
Стоимость работ
0 ₽
Срок: 3–4 недели
Счёт сейчас: 64 800 ₽ — предоплата 50%, остаток после приёмки
Без регистрации. Счёт и анкета придут на почту сразу. Гарантия 3 месяца после запуска.
Что важно знать про ЭДО до автоматизации
Счета-фактуры и УПД с функцией счёта-фактуры передаются в формате ФНС и подписываются квалифицированной подписью, поэтому их нельзя «нарисовать» в текстовом редакторе — документ должен собираться в утверждённой структуре. Договоры и письма можно отправлять как неформализованные документы в PDF.
Если контрагент работает у другого оператора, документы ходят через роуминг. Его настраивают операторы по заявке, и на это стоит заложить время: без роуминга часть клиентов просто не увидит ваши документы.
Где компании теряют время на документах
Реквизиты из переписки
Счёт выставили на старое юрлицо клиента, и оплата пришла с опозданием на две недели.
Акты, за которыми никто не следит
Неподписанные акты копятся месяцами, а при споре об оплате выясняется, что услуги формально не приняты.
Подпись на флешке у одного человека
Директор в отпуске — документы стоят. Машиночитаемые доверенности решают это без передачи чужой подписи.
Два источника правды
Сумма в CRM и в 1С различается на копейки округления, и документы приходится переделывать.
Пример: IT-аутсорсер с полусотней абонентских договоров
Пакет «Орбита» (59 900 ₽) + подключение оператора ЭДО (29 900 ₽) + шаблоны документов (14 900 ₽) + API CRM (24 900 ₽) + электронный архив (19 900 ₽). Итог — около 149 500 ₽ и 3–4 недели. В последний рабочий день месяца акты по всем договорам формируются из CRM и уходят контрагентам, а менеджер видит список неподписанных и не отвлекает бухгалтерию.
Собрать свой вариантВопросы и ответы
Вопросы о документообороте
Мы в Диадоке, а клиенты в СБИС. Это проблема?
Нет, если настроен роуминг между операторами. Проверяем его на ваших основных контрагентах ещё до запуска.
Можно ли подписывать документы автоматически?
Технически подпись можно поставить программно, но ключ тогда хранится на сервере, и такое решение компания должна принять осознанно, с учётом рисков. По умолчанию подписывает человек, а система готовит пакет.
Подойдёт ли это небольшой компании без 1С?
Да: документы можно собирать из CRM или даже из Google Таблицы, а отправлять через оператора, у которого есть API.
Сколько стоит сам оператор ЭДО?
Тарифы операторов оплачиваются отдельно, по их прайсу: входящие документы обычно бесплатны, исходящие — пакетами. Подскажем тариф под ваш объём.
Возможности
Что автоматизируем в документах
Документы из шаблонов
Счета, акты, УПД, договоры и допсоглашения собираются из данных сделки или заказа.
Отправка через оператора
Диадок, СБИС, Контур или 1С-ЭДО — по API, с учётом роуминга между операторами.
Статусы подписания
В CRM и 1С видно, какие документы доставлены, подписаны или отклонены.
Закрывающие документы в срок
Акты по всем клиентам формируются в последний рабочий день месяца и уходят пакетом.
Напоминания о неподписанных
Если контрагент не подписал документ за неделю, менеджер получает задачу.
Смотрите также
Похожие решения
Спросите что угодно о заказе: сколько будет стоить ваш проект, что входит в пакет, как платить, какие документы получите.