Арендатор находит документы и обращения по помещению

Счёт отправлен бухгалтеру, заявка о протечке осталась у менеджера, новый сотрудник арендатора не знает, где искать документы. Кабинет объединит доступ по компании и помещению с понятной историей действий.

Пользователь кабинета связан с организацией и согласованным набором помещений. Это важнее одного общего списка файлов: сотрудник арендатора может отвечать только за определённый объект, а бухгалтер — получать документы по нескольким адресам. Модель доступа проектируем на реальных ролях, не выдавая всем приглашённым одинаковые полномочия.

Обращение по помещению имеет категорию, объект, описание и историю ответа. Регистрация заявки отличается от принятия её исполнителем и завершения работ. Если требуется доступ внутрь помещения, время согласуется отдельным действием. Простое изменение статуса не должно создавать у арендатора впечатление, что проблема уже устранена без предусмотренного подтверждения.

Документы и суммы поступают из согласованного источника. Отображение выставленного счёта не равнозначно подтверждению оплаты. Исправление документа получает новую версию, а не незаметную замену файла с тем же названием. Если учёт ведётся в другой системе, состав обмена и правила сверки определяются до оценки подключения.

Типовой проект · пакет «Орбита»

649 900 ₽

11–15 недель

Ограничить доступ помещением
Сохранить маршрут заявки
Показать актуальные документы
Отозвать права сотрудника

Изменить состав

Одна организация — разные рабочие задачи

Ответственный за помещение

Создаёт обращения по разрешённым объектам и согласует необходимый доступ исполнителя.

Бухгалтер арендатора

Работает с предусмотренными документами и вопросами сверки в пределах своей роли.

Представитель управляющей стороны

Принимает обращения и публикует результаты, не открывая внутренние данные другим арендаторам.

Состояния обращения должны объяснять следующий шаг

Состояние	Что известно	Кто действует дальше
Зарегистрировано	Заявка сохранена с объектом и описанием	Назначенный принимающий сотрудник
Принято	Определён ответственный за рассмотрение	Исполнитель или согласующий доступ
Ожидается доступ	Работа зависит от согласования посещения	Предусмотренный представитель арендатора
Результат сообщён	Есть описание выполненного действия	Принимающий результат по вашему порядку
Завершено	Сохранено предусмотренное основание закрытия	Ответственный при новом связанном вопросе

Калькулятор

Личный кабинет арендатора помещения — расчёт стоимости

Отраслевые модули уже отмечены. Уберите лишнее или добавьте нужное — сумма в счёте будет та же, что в смете.

Выберите пакет

Добавьте нужное

необязательно

+ 59 900 ₽

от 39 900 ₽ за интегр.

+ 99 000 ₽

входит в пакет

+ 69 900 ₽

+ 89 900 ₽

+ 4 990 ₽/мес

+ 39 900 ₽/мес

Ваша смета

Пакет «Орбита»590 000 ₽
Формирование согласованных документов59 900 ₽

Стоимость работ

0 ₽

Срок: 11–15 недель

Счёт сейчас: 325 000 ₽ — предоплата 50%, остаток после приёмки

Без регистрации. Счёт и анкета придут на почту сразу. Гарантия 3 месяца после запуска.

Пилот на двух арендаторах и исправленном счёте

Создаём две тестовые организации в одном здании и назначаем им разные помещения. Пользователь первой пытается открыть документ второй по известному адресу: сервер должен отказать независимо от того, есть ли ссылка в меню. Затем приглашаем бухгалтера с ограниченной ролью и проверяем, что права по документам не превращаются в доступ к управлению всеми сотрудниками.

Публикуем исправленную версию счёта и связываем её с прежней записью. В кабинете понятно, какой документ актуален, а повторный обмен не создаёт третий независимый счёт. После этого отзываем доступ одного пользователя и проверяем сохранение истории обращений организации. Эти сценарии входят в приёмку наряду с мобильным отображением списков и файлов.

Что подготовить для расчёта кабинета

Схему организаций, помещений и допустимых связей сотрудников.
Перечень документов с источниками и правилами исправления.
Маршрут обращения и порядок согласования доступа на объект.
Роли приглашения, просмотра и отзыва полномочий.
Пример спорной оплаты для отдельного процесса сверки.
Документацию систем, если требуется внешний обмен.

Кабинет арендатора с ролями и формами документов

«Орбита» 590 000 ₽ + документы и подписи 59 900 ₽. Итого 649 900 ₽, ориентир 11–15 недель. В примере согласованный кабинет организаций, помещений, обращений и форм документов. Обмен с бухгалтерией, перенос исторических файлов, специальные подписи и оборудование здания отдельно не включены. Состав документов и допустимые действия утверждаются до разработки.

Собрать свой вариант

Вопросы и ответы

Вопросы о веб-кабинете арендатора

Чем кабинет отличается от CRM управляющей компании?

Кабинет — внешний интерфейс определённого арендатора: его объекты, документы и вопросы. Внутренние продажи, обслуживание здания и бухгалтерия могут оставаться в других системах. До разработки определяем источник каждого сведения. Не нужно переносить всю внутреннюю CRM наружу и затем пытаться скрыть лишние разделы одним меню.

Можно дать бухгалтеру доступ только к счетам?

Да, если такая роль предусмотрена моделью прав. Отдельно задаём, какие организации и помещения она охватывает, можно ли приглашать коллег и создавать обращения. Проверка должна работать на сервере при каждом действии, а не только скрывать кнопку. На пилоте используем пользователей с разными доступами и пробуем открыть чужие документы.

Загруженная квитанция автоматически закроет задолженность?

Нет, файл арендатора может быть материалом для сверки, но не подтверждённым поступлением денег. Источник финансового состояния и правило его обновления согласуются отдельно. В кабинете различаем сообщение пользователя, полученные данные учёта и установленный результат проверки. Это помогает не показывать окончательное закрытие вопроса по одному вложению.

Что происходит при смене сотрудника арендатора?

Администратор с предусмотренными правами отзывает доступ и приглашает нового пользователя. Обращения остаются связанными с организацией, а авторство прошлых действий сохраняется. Если сотрудник переходил между компаниями, права нельзя переносить автоматически. Проверяем также активные сеансы и доступ к ранее открытым документам по согласованному порядку.

Смотрите также

Бесплатные калькуляторы и шаблоны по теме

Все инструменты →