Что внутри шаблона
Файл содержит три листа. «Клиенты» — таблица на 500 строк, где одна строка — один клиент, а один столбец — одно поле. Четыре последних столбца считаются формулами: сколько дней прошло с последнего визита, статус клиента, средний чек и пометка о дубле телефона. «Справочники» — список источников и пороги статусов. «Как пользоваться» — короткие правила заполнения. Три строки-примера показывают формат и то, как формулы отмечают дубль.
| Статус | Условие | Что делать |
|---|---|---|
| Новый | Один визит, с первого обращения прошло меньше порога новизны | Пригласить на повторный визит |
| Активный | Был недавно, визитов меньше порога постоянного | Обычная работа |
| Постоянный | Визитов не меньше порога и был недавно | Бонусы, приоритетная запись |
| Засыпает | Не был дольше порога «засыпания» | Персональное напоминание или предложение |
| Потерян | Не был дольше порога потери | Вернуть или выяснить причину ухода |
Пороги по умолчанию для разных отраслей
Интервал между визитами сильно зависит от бизнеса, поэтому пороги подставляются под выбранную отрасль. Салон: клиент засыпает через 60 дней и потерян через 120. Услуги: 90 и 180 дней. Прокат автомобилей: 180 и 365 дней. Автосалон: 365 дней и три года, потому что машину меняют раз в несколько лет. Вы можете задать свои значения — они будут зашиты в формулы скачанного файла.
Правила, без которых таблица не работает
- Телефон — только цифры, начиная с 7. Иначе формула не найдёт дубли, а при переносе в CRM появятся двойные карточки.
- Даты — в формате даты, а не текстом «12 марта». Иначе не посчитается давность визита.
- Источник — из списка на листе «Справочники», чтобы один канал не был записан тремя способами.
- Отметка о согласии на рассылки — дата, когда клиент его дал. Пустая ячейка означает, что рекламу этому клиенту отправлять нельзя.
- Не удаляйте ушедших клиентов — статус «Потерян» сохранит историю и позволит их вернуть.
Какие столбцы есть для разных отраслей
| Отрасль | Дополнительные столбцы | Зачем |
|---|---|---|
| Услуги | Последняя услуга, ответственный, следующий контакт | Планировать повторный контакт и не терять клиента между менеджерами |
| Салон красоты | Любимый мастер, последняя услуга, день рождения | Записывать к нужному мастеру, поздравлять тех, кто дал согласие |
| Прокат автомобилей | Номер и категории ВУ, стаж, удержания из залогов, чёрный список | Быстро оформлять повторную аренду и не выдавать машину проблемным клиентам |
| Автосалон | Интересующая модель, бюджет, способ оплаты, trade-in, менеджер, следующий контакт | Подбирать машину под запрос и возвращаться к клиенту в нужный момент |
Как использовать таблицу раз в месяц
- Обновите даты последних визитов, число визитов и суммы покупок за прошлый месяц.
- Отфильтруйте статус «Засыпает» — это клиенты, которых проще всего вернуть, пока они ещё помнят вас.
- Отправьте им персональное предложение — только тем, у кого заполнено согласие на рассылки.
- Посмотрите «Новых», которые не вернулись за месяц, и узнайте причину: звонок с вопросом о впечатлениях работает лучше скидки.
- Проверьте столбец «Дубль телефона» и объедините повторяющиеся строки.
Подробный разбор формул, сегментов и типичных ошибок в клиентских таблицах — в статье учёт клиентов в Excel: шаблон и формулы. Если вы ведёте прокат, учёт самих аренд, залогов и штрафов удобнее строить по схеме из статьи учёт аренды автомобилей: от Excel к программе.
Excel или облачная таблица
Шаблон можно загрузить и в облачные таблицы, но помните о двух рисках. Первый — место хранения: основная база с данными граждан России должна находиться в России (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ), а штраф за нарушение для организаций и ИП составляет от 1 до 6 млн рублей. Второй — доступ по ссылке: файл с режимом «всем, у кого есть ссылка» легко переслать, и база уходит наружу без следов. Если с таблицей работают несколько человек одновременно, это уже признак, что пора на CRM с ролями и журналом действий.
Когда таблицы станет мало
Шаблон хорош, пока с базой работают один-два человека. Если записи идут через сайт, нужны напоминания клиентам, разграничение доступа и журнал изменений, пора переходить на CRM. Структура шаблона совпадает с тем, что ожидают системы при импорте, поэтому перенос пройдёт быстро. Как выбрать систему — в статье как выбрать CRM для малого бизнеса, как перенести данные — в статье перенос данных из Excel в CRM.
Вопросы и ответы
Шаблон бесплатный?
Да. Файл собирается прямо в браузере, регистрация не нужна, введённые настройки никуда не отправляются.
В каких программах открывается файл?
В Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Р7-Офис и МойОфис, а также в Google Таблицах при импорте. Формулы используют стандартные функции: СЕГОДНЯ, ЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ, ОКРУГЛ.
Как поменять пороги статусов в уже скачанном файле?
Проще всего собрать шаблон заново с новыми порогами и перенести в него данные. Опытные пользователи могут поправить числа прямо в формуле столбца «Статус».
Почему клиент помечен как дубль?
Его телефон встречается в таблице больше одного раза. Объедините строки: сложите визиты и суммы, оставьте самую раннюю дату первого обращения и самую позднюю дату визита.
Подойдёт ли шаблон для импорта в CRM?
Да, это его вторая задача: отдельные столбцы, единый формат телефонов и дат — именно то, что нужно при импорте в CRM.
Сколько клиентов можно вести в шаблоне?
Формулы рассчитаны на 500 строк. Если клиентов больше, протяните формулы вниз или, что разумнее, переходите на CRM.
Можно ли скачать файл бесплатно и без регистрации?
Да. Файлы лежат на сайте по прямой ссылке: нажмите кнопку «Скачать» — ни регистрации, ни e-mail, ни телефона мы не спрашиваем. Файл можно править и использовать в работе без ограничений.