Выдача авто только после оплаты и подписи: правило в CRM проката

В Auto555 кнопка выдачи автомобиля становится доступной, только когда выполнены три условия: аренда оплачена полностью, депозит внесён полностью и договор подписан. Если какого-то условия нет, бронь остаётся на соответствующем шаге и система показывает, чего не хватает. Исключение возможно — менеджер разрешает выдачу без полной оплаты, указывает причину, и это попадает в журнал.

Мы в «Левицкий Концепт» ввели это правило в октябре 2026 года, переделав порядок шагов брони. Раньше договор подписывался при выдаче, а оплата могла остаться «на потом». Ниже — почему мы поменяли порядок, как он работает сейчас и где правило намеренно гибкое.

Какая проблема решается

У проката после выдачи машины почти не остаётся рычагов. Если клиент уехал без депозита, взять его можно только уговорами. Если уехал без подписанного договора, при штрафе с камеры или ДТП трудно доказать, кто управлял машиной: по части 2 статьи 2.6.1 КоАП собственника освобождают от ответственности, если он докажет, что машина была во владении другого лица (текст статьи). Без договора и акта с датой и временем сделать это сложно.

В универсальных CRM этот контроль обычно держится на дисциплине администратора. В субботу утром, когда очередь из трёх клиентов, дисциплина проигрывает. Поэтому мы перенесли проверку в саму систему: правило проверяется на сервере, а не только скрывает кнопку в интерфейсе.

Порядок шагов брони

Шаг брони не хранится как то, что кто-то выставил вручную, а вычисляется из фактов: есть ли клиент, сколько оплачено, внесён ли депозит, есть ли подпись. Поэтому бронь нельзя «перетащить» в выдачу на доске, если оплаты нет: система пересчитает шаг и вернёт её на нужное место.

Подписать договор до выдачи

Договор теперь подписывается раньше выдачи. Это можно сделать двумя способами: клиент расписывается пальцем на планшете или телефоне сотрудника, либо получает ссылку и подписывает удалённо, ещё до приезда. Удалённая подпись экономит 5–10 минут на выдаче, а это заметно, когда утром выдаётся шесть машин подряд. Про подпись на планшете у нас есть отдельная статья — договор аренды авто за две минуты.

По той же ссылке клиент может заранее загрузить фото документов. Ссылка привязана к одной брони, ограничена по числу загрузок и перестаёт принимать документы, когда истекает или отзывается.

Что если условия изменились после подписи

Клиент подписал договор, а потом попросил сдвинуть возврат на день. Если пересчёт действительно изменил условия, старая подпись больше не соответствует договору. В Auto555 такая подпись архивируется, а договор нужно подписать заново. Правка, которая ничего не меняет — например, сотрудник открыл форму и сохранил её без изменений, — подпись не сбрасывает.

После выдачи условия брони напрямую не редактируются: продление оформляется дополнительным соглашением. Так в истории аренды остаётся и исходный договор, и изменение.

«Красная кнопка»: выдача без полной оплаты

Бывают постоянные корпоративные клиенты с оплатой по счёту, бывает перевод, который «идёт». Запрещать такие выдачи совсем — значит заставить сотрудников обходить систему. Поэтому для менеджера и администратора есть отдельное действие «Разрешить выдачу без оплаты».

• Причина обязательна: от 3 до 300 символов.
• Доступно только до выдачи и только для брони с клиентом.
• В журнал записывается, кто разрешил, когда и сколько было оплачено и внесено депозита на этот момент.
• Если оплата и депозит уже полные, разрешение не нужно и система его не даст.
• Если после разрешения бронь пересчитали и сумма выросла, система снова проверит оплату перед ранней выдачей.

Обычный сотрудник этой кнопки не видит. Владельцу проката это даёт простой контроль: раз в неделю открыть журнал и посмотреть, сколько выдач прошло по исключению и по каким причинам.

Возврат и закрытие аренды

Принять машину можно только у активной аренды с подписанным договором. При возврате сотрудник проходит осмотр, отмечает новые повреждения, пробег и топливо, система начисляет доплаты. Возврат депозита недоступен, пока депозит не был внесён, — это убирает ошибку «вернули залог, которого не брали». Подробнее о депозитах — в статье залог в программе для автопроката.

Если бронь закрыта, а депозит всё ещё удерживается, система показывает баннер на карточке, в списке и на дашборде. За три дня до окончания аренды клиент на своей странице видит памятку о возврате: где и как сдать машину. Тексты памятки задаются в настройках.

Почему не настройкой

Как это выглядит в субботу утром

Три выдачи с 9:00 до 9:30, один администратор. Сценарий, ради которого правило и делалось.

1. В пятницу вечером менеджер отправил всем трём клиентам ссылки: двое подписали договор и загрузили фото прав, третий нет.
2. Утром экран «Сегодня» показывает три выдачи. У двух броней шаг «Выдача», у третьей — «Договор».
3. Первые двое платят остаток и депозит, администратор проходит осмотр с фото — 7–10 минут на машину.
4. Третий клиент подписывает договор на планшете, платит, осмотр — ещё 10 минут.
5. Четвёртый клиент без брони хочет машину «на два часа без залога». Администратор не может выдать её сам и звонит менеджеру. Тот решает и, если соглашается, записывает причину.

В итоге у владельца к понедельнику нет вопросов «почему уехал без депозита»: либо депозит есть, либо в журнале видно, кто и почему разрешил исключение.

Как проверить правило до запуска

Создайте тестовую бронь на свою машину: попробуйте выдать её без оплаты, затем без подписи, затем измените даты после подписи. Каждый раз система должна объяснить, что мешает выдаче. Так сотрудники увидят логику до первого настоящего клиента.

Что видит клиент

У клиента по ссылке на бронь есть своя страница. До выдачи на ней подготовка: подпись договора и загрузка документов. Во время аренды — документы для проверки сотрудником ГИБДД и договор. За три дня до окончания — памятка о возврате. После возврата — итог аренды. Тексты памяток о выдаче, возврате и действиях при ДТП прокат задаёт сам в настройках.

Нас спрашивали, почему бы не сделать правило опцией — включил или выключил. Мы решили иначе: опция «разрешить выдачу без оплаты всем» превращается в настройку по умолчанию через неделю работы. Исключение с причиной и журналом сохраняет гибкость, но оставляет след. Такой же подход мы закладываем в CRM на заказ, о которой рассказываем в статье CRM для автопроката: разработать свою или взять готовую.

Правило действует на всех тарифах Auto555. Посмотреть шаги брони можно в демо-компании, а начать работу — на auto555.ru.