Залог в программе для автопроката: как Auto555 ведёт депозиты

В Auto555 залог учитывается отдельно от оплаты аренды: сумма депозита задаётся в условиях брони, внесение и возврат проводятся отдельными платежами, а у брони есть статус депозита — нет, удерживается, возвращён частично, возвращён. Вернуть больше, чем клиент внёс, система не даст, а закрытую аренду с невозвращённым залогом подсветит на карточке, в списке броней и на дашборде.

Мы разработали Auto555 в студии «Левицкий Концепт», и депозиты переписывали дважды. Первая версия хранила залог одним полем «внесён/не внесён» — этого хватило ровно до первого спора с клиентом, которому вернули 15 000 из 20 000 ₽ и не записали почему. Ниже — как устроен учёт сейчас и какие правила мы в него заложили.

Почему залог нельзя смешивать с оплатой аренды

Оплата аренды — выручка проката. Залог — деньги клиента, которые прокат держит на время аренды и должен вернуть за вычетом обоснованных удержаний. Если записывать их одной суммой «клиент заплатил 35 000 ₽», через неделю никто не скажет, сколько из этого нужно отдать, а отчёт о выручке покажет лишние деньги.

Поэтому каждый платёж в Auto555 имеет тип: аренда, депозит, возврат, штраф, дополнительные услуги. Способ — наличные, карта или перевод. Из этих записей система считает, сколько депозита внесено и сколько осталось вернуть, а не берёт цифру из поля, которое кто-то мог забыть обновить.

Залог и выдача машины

Выдать автомобиль система разрешает, когда аренда оплачена полностью, депозит внесён полностью и договор подписан. Пока депозит не внесён, кнопка выдачи недоступна. Это правило мы ввели, чтобы залог не становился «потом занесёт»: после выдачи у проката нет рычага, чтобы его получить.

Жизнь сложнее правил, поэтому есть исключение. Менеджер или администратор может разрешить выдачу без полной оплаты, указав причину от 3 до 300 символов, — например, «постоянный клиент, залог переводом до 18:00». Разрешение записывается в журнал вместе с тем, сколько было оплачено и внесено на этот момент. Подробно о логике шагов брони — в статье выдача авто только после оплаты и подписи.

Возврат машины и удержания

При возврате сотрудник проходит осмотр: пробег, топливо, повреждения на схеме кузова, фотографии. Доплаты за перепробег, дозаправку и найденные повреждения добавляются в бронь как начисления. Стоимость повреждения, записанная в чек-листе осмотра, переносится в сумму ущерба по брони, чтобы её не пришлось пересчитывать вручную.

Дальше два честных варианта. Если клиент оплачивает доплаты отдельно, залог возвращается полностью. Если доплаты удерживаются из залога, возвращается остаток. В обоих случаях в брони видно, за что именно удержано, — это то, что клиент попросит показать первым.

Частичный возврат: как он выглядит в системе

1. В брони нажмите «Вернуть депозит», укажите сумму и способ возврата.
2. Система проверит, что сумма не превышает остаток внесённого депозита за вычетом уже возвращённого.
3. Создаётся платёж «Возврат депозита» с датой, а статус меняется на «возвращён частично» или «возвращён».
4. Если часть залога удерживается до прихода штрафа с камеры, оставьте статус частичного возврата — бронь останется в контроле.

Последний пункт важен для проката: постановления по камерам приходят через несколько недель после возврата машины. Многие прокаты держат часть залога 2–4 недели именно поэтому. Как штраф находит нужную аренду, мы разбирали в статье как ERP помогает прокату не терять деньги на простое и штрафах.

Контроль невозвращённых залогов

Самая неприятная ошибка — закрытая аренда, по которой залог так и остался у проката. Клиент вспоминает о нём через месяц, уже с жалобой. Поэтому в Auto555 такая бронь подсвечивается баннером в карточке и в списке, а на дашборде в блоке «Требует внимания» появляется отдельное предупреждение. Есть и общий раздел «Депозиты», где видно, сколько залогов сейчас на руках.

Раз в неделю имеет смысл сверять сумму депозитов в системе с фактическими деньгами в кассе и на счёте. Если не сходится — значит, залог где-то вернули без записи. Эту же проверку мы описывали для таблиц в статье учёт аренды автомобилей: от Excel к программе.

Сколько брать залога

Программа не подскажет правильную сумму — это решение проката. На практике её привязывают к франшизе страховки и классу машины: залог должен покрывать типичные мелкие повреждения, штрафы и дозаправку, но не отпугивать клиента. Дефолтную сумму можно задать в классе автомобиля, и она будет подставляться в новые брони.

Что пока не умеет

Пример: аренда на трое суток

Как одна аренда выглядит в платежах брони. Цифры условные.

В этой схеме удержание за топливо видно в брони как начисление, а возврат — отдельным платежом. Если через три недели придёт постановление с камеры, его заводят штрафом по той же брони: система найдёт аренду по дате нарушения, и сотрудник выставит штраф клиенту.

Как сверять депозиты в конце недели

• Откройте раздел «Депозиты» и выгрузите список залогов на руках.
• Сравните сумму с наличными в кассе и поступлениями на счёт.
• По каждой закрытой аренде с удержанным залогом проверьте причину и срок, до которого залог держите.

Залог корпоративного клиента

С юрлицами залог часто не берут вовсе, а ответственность прописывают в договоре. В Auto555 в таком случае депозит в брони ставится равным нулю, и правило выдачи проверяет только оплату аренды и подпись. Счета и акты для юрлиц доступны с тарифа «Премиум».

• Блокировать сумму на карте клиента. Холдирование через эквайринг появится вместе с онлайн-оплатой; сейчас залог — это фактически принятые деньги.
• Пробивать чеки. Auto555 ведёт учёт, а чеки по 54-ФЗ пробивает касса вашей компании или эквайера.
• Автоматически находить штрафы ГИБДД. Проверка по госномеру и СТС в планах; сейчас штраф заводится вручную и привязывается к аренде.

Депозиты работают на всех тарифах, включая бесплатный. Попробовать можно в демо-компании или сразу на своём парке после регистрации. Если вы ещё выбираете между готовой системой и своей разработкой, начните со статьи CRM для автопроката: разработать свою или взять готовую.