CRM для юристов и юридической компании: дела, сроки, тайна

Юристу нужна CRM, где единица учёта — не сделка, а дело: клиент, стороны, документы, процессуальные сроки, часы и счета. Типовая «воронка продаж» подходит только для входящих обращений до подписания договора. Дальше начинается работа по делу, и там важнее календарь сроков, права доступа и учёт времени, чем стадии лида. Ниже — что искать и что настроить, чтобы система не стала ещё одной таблицей.

Две CRM внутри одной

В юридической практике есть два разных процесса, и их часто пытаются уложить в одну схему.

Что должна уметь система

Карточка дела и стороны

К делу привязаны клиент, оппоненты, суды, представители и документы. Одно физическое лицо может быть клиентом в одном деле и стороной в другом, поэтому сущности «контакт» и «роль в деле» хранят отдельно. Иначе в базе появятся дубли и путаница.

Сроки и напоминания

Пропущенный срок — самая дорогая ошибка юриста. Сроки лучше считать от события: получили определение, подали иск, назначено заседание. Система должна напоминать заранее и показывать общий календарь по всем делам. Подробнее о том, как считать срок от основания, а не вводить дату руками, — в разборе процессуального срока в CRM.

Учёт времени и счета

Если вы работаете по часам или пакетам, время фиксируется в день работы, а не в конце месяца по памяти. От выполненных работ счёт собирается автоматически, а клиент видит расшифровку. О том, как довести запись времени до счёта, — в статье про учёт времени юриста.

Конфликт интересов

Перед принятием дела нужно быстро проверить, не представляете ли вы оппонента клиента. Поэтому стороны вносят как отдельные карточки, а поиск идёт по ФИО, названию и ИНН. Без этого проверка превращается в вопрос «кто-нибудь помнит?».

Тайна и персональные данные

В CRM попадают сведения, которые клиент доверил юристу. Для адвокатов действует адвокатская тайна по закону об адвокатской деятельности, для остальных юристов — условия договора и 152-ФЗ. На практике это значит три вещи.

• доступ к делу получают только те, кто в нём участвует; администратор не равен «видит всё»;
• вложения и переписка по делу хранятся в защищённом хранилище, а не в общем мессенджере;
• при уходе сотрудника его доступ закрывается в тот же день, а дела передаются другому ответственному.

Если переносите данные на сервер за рубежом, учитывайте требование о первичной записи персональных данных граждан РФ на территории России. Где хранится база, нужно знать до покупки. Системы защиты CRM разобраны в материале про утечки клиентской базы.

Как выбрать: короткий чек-лист

1. Составьте список ваших типов дел и проверьте, ложатся ли они на карточку дела системы без костылей.
2. Проверьте календарь сроков: расчёт от события, напоминания, общий вид по команде.
3. Попросите показать, как из часов собирается счёт и акт.
4. Уточните права доступа на уровне дела, а не только ролей «админ / сотрудник».
5. Узнайте, где хранятся данные, есть ли журнал действий и выгрузка при уходе.
6. Проверьте, как импортировать текущую картотеку из Excel и не получить дубли.

Как внедрить, чтобы юристы пользовались

Юристы редко сопротивляются самой системе. Они сопротивляются двойной работе: вести дело в CRM и параллельно в привычных файлах. Поэтому внедрение строят вокруг одного правила: если срока или документа нет в системе, для компании его нет.

1. Выберите 5–10 текущих дел и перенесите их первыми, вместе со сроками.
2. Договоритесь, кто и когда вносит события: например, в день получения документа.
3. Уберите параллельные таблицы сроков, иначе две версии разойдутся за неделю.
4. Раз в неделю на планёрке открывайте календарь сроков в системе, а не в чьих-то заметках.
5. Через месяц сверьте: все ли новые дела и счета прошли через систему.

Общие принципы того, как довести систему до ежедневного использования, разобраны в статье как внедрить CRM, чтобы сотрудники работали.

Готовая система или своя

Готовые CRM для юристов запускаются быстро, но жёстко задают модель дела. Если у вас нестандартный учёт, например банкротство физлиц, сопровождение сделок или работа по абонементу, иногда выгоднее своя система: подробнее о выборе — в статье своя CRM или готовая. Что мы делаем для юристов, смотрите на странице CRM для юристов.