Доставка дистрибьютора: маршруты экспедиторов, подтверждение отгрузки и возвраты

Отдел продаж дистрибьютора обычно автоматизирован лучше, чем доставка. Агент с приложением, CRM, отчёты по АКБ — а дальше заказ превращается в бумажный маршрутный лист, который логист собирает в Excel к вечеру, и экспедитор, который возвращается на склад с пачкой подписанных накладных, наличными и коробкой возвратов. Что произошло в течение дня, офис узнаёт к утру следующего. Если точка не приняла три позиции, агент узнаёт об этом от точки.

Ниже — как устроить доставку так, чтобы каждое событие в маршруте попадало в учёт в момент, когда происходит.

Что происходит между складом и точкой

Планирование маршрутов

Маршрутизация в дистрибуции — это не просто «кратчайший путь». Ограничений больше, чем кажется.

• Окна приёмки: сеть принимает с 7 до 10, магазин у дома — после обеда, кафе — до открытия.
• Грузоподъёмность и объём: машина в 1,5 тонны не возьмёт заказ на 1,8, даже если по маршруту удобно.
• Порядок загрузки: то, что выгружается первым, грузится последним. Маршрутный лист должен давать складу порядок погрузки.
• Температурный режим и совместимость: заморозка, химия рядом с продуктами.
• Требования точки: нет подъезда для грузовика, нужен пропуск, только по предварительному звонку.
• Привязка к маршруту агента: если агенты работают по дням недели, доставка чаще всего идёт на следующий день по тем же зонам.

Для расчёта расстояний и времени в пути используют картографические сервисы с API — например, Яндекс Карты. Сам алгоритм распределения можно взять в готовом сервисе маршрутизации или сделать свой, если ограничения нестандартные. На старте часто хватает полуавтомата: система предлагает рейсы, логист двигает точки между машинами на карте и утверждает. Если доставку частично отдают внешним перевозчикам или курьерским службам, им передаются заказы через их API — тогда статусы доставки возвращаются в ту же систему.

Приложение экспедитора: что в нём должно быть

Экспедитор работает в кабине, на разгрузке, в подсобке магазина. Приложение должно открываться одной рукой и работать без связи. Минимальный набор:

1. Маршрут дня с порядком точек, окнами, телефоном приёмщика и заметками («звонить за 30 минут»).
2. Навигация до точки одним нажатием через установленное приложение карт.
3. Карточка доставки: заказ построчно с отгруженным количеством.
4. Отметка результата: принято полностью, принято частично (с количеством и причиной по строке), отказ целиком.
5. Фото подписанной накладной или отметка о подписании электронного документа покупателем.
6. Приём оплаты, если она предусмотрена, с привязкой к заказу.
7. Возврат: что забирается у точки, причина, фото брака.
8. Офлайн-режим: всё сохраняется в телефоне и отправляется, когда появляется сеть.

Часто это не отдельное приложение, а режим в том же мобильном приложении, что и у агентов, — на одной платформе проще поддерживать офлайн и синхронизацию. Как мы делаем приложения для полевых сотрудников, описано на странице приложение для торговых представителей, а логистический контур целиком — на странице CRM для логистической компании.

Подтверждение отгрузки и частичные отказы

Частичный отказ — главный источник потерь в доставке. Точка не приняла две коробки из-за боя или срока, экспедитор вписал это на бумаге, бумага доехала до бухгалтерии через три дня. Всё это время в учёте висит полная отгрузка, дебиторка завышена, а товар физически в машине.

Когда отказ отмечается в приложении, система сразу:

• формирует данные для корректировки к УПД или для приёмки с расхождениями, если документ электронный;
• уменьшает ожидаемую оплату по заказу и долг точки;
• сообщает агенту, что точке не довезли, — он может предложить замену в следующем визите;
• добавляет возврат к грузу машины, чтобы склад ждал его при закрытии рейса.

Для маркированного товара это ещё важнее: непринятые коды должны остаться за поставщиком, и документы по ним нужно оформить корректно. Об этом подробно — в статье маркировка и ЭДО в дистрибуции.

Возвраты: виды и как их оформлять

Правило одно: возврат создаётся в системе в момент, когда экспедитор забирает товар, со статусом «в пути на склад». Склад при закрытии рейса не заводит возврат заново, а только подтверждает: «принято столько-то, состояние такое-то». Расхождение между тем, что экспедитор забрал, и тем, что доехало, видно сразу.

Деньги в маршруте

Если экспедиторы принимают оплату на месте, этот поток надо видеть так же, как отгрузки. Приём наличных от покупателя обычно требует применения контрольно-кассовой техники по 54-ФЗ — схему с кассой, способами оплаты и документами согласуйте с бухгалтером. Со стороны системы важно три вещи: оплата привязана к конкретному заказу, сумма к сдаче по экспедитору видна в течение дня, и при закрытии рейса сверка «принято — сдано» делается за минуту, а не за вечер.

Оплаты при доставке напрямую влияют на дебиторку и кредитные лимиты точек: если оплата пришла в 11 утра, агент не должен в 14:00 видеть блокировку отгрузки. Связь доставки с учётом долгов описана в статье кредитный лимит и отсрочка платежа в CRM и на странице контроль дебиторской задолженности.

Электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года по закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ транспортные накладные, заказы (заявки) на перевозку и ряд других перевозочных документов оформляются в электронном виде и передаются в ГИС ЭПД; бумажный вариант допускается в случаях, которые определяет Минтранс. Это прямо касается дистрибьютора, который возит товар через перевозчиков, и может касаться собственной доставки — то, как требования применяются к вашим схемам перевозки, уточните у юриста и по разъяснениям Минтранса и ФНС. Со стороны систем вывод тот же, что для УПД: данные о рейсе, грузе и получателях уже есть в маршрутизации, и перевозочные документы должны формироваться из них, а не набираться вручную. Общая схема электронного документооборота — на странице ЭДО и документы.

Какие показатели смотреть

• доля доставок в окно приёмки;
• доля частичных отказов и их причины по складу, машине, экспедитору;
• пробег и время на точку по маршрутам;
• время от отказа до появления корректировки в учёте;
• расхождения при закрытии рейса: деньги, возвраты, тара.

Эти цифры нельзя получить из бумажных маршрутных листов без ручного сведения, и именно поэтому их обычно не смотрят. Когда события доставки фиксируются в приложении, отчёты появляются как побочный продукт.