Кредитный лимит и отсрочка платежа: как CRM дистрибьютора держит дебиторку

Почему дебиторка растёт, даже когда лимиты есть

У большинства дистрибьюторов кредитные лимиты формально существуют: в договоре прописана отсрочка, в 1С заполнен график оплаты, бухгалтерия раз в неделю рассылает список должников. И всё равно дебиторская задолженность растёт. Причина обычно не в отсутствии правил, а в том, когда их проверяют. Агент принимает заявку, ничего не зная о долге точки. Оператор проводит заказ. Ограничение срабатывает на складе или вообще после отгрузки, когда товар уже у клиента, а исключение «под честное слово» согласовано по телефону.

Задача системы — перенести проверку как можно ближе к моменту, когда клиент формирует заказ, и сделать исключения управляемыми: с причиной, ответственным и сроком. Ниже — как это устроить и какую часть работы уже выполняет учётная система.

Лимит, отсрочка и просрочка — разные параметры

Их часто смешивают, хотя каждый отвечает на свой вопрос. Кредитный лимит — максимальная сумма неоплаченных отгрузок, которую вы готовы держать на клиенте. Отсрочка — сколько дней после отгрузки у клиента есть на оплату. Просроченная задолженность — та часть долга, по которой срок уже прошёл. Клиент может быть в пределах лимита и при этом иметь просрочку, и наоборот.

Минимальный набор — первые три. Группа риска и ответственный появляются, когда клиентов становится несколько сотен и одной политики на всех уже мало: сетевому клиенту с безупречной историей и новой точке с первого месяца нужны разные правила.

Что уже умеет 1С:Управление торговлей

Начинать с нуля не нужно. По описанию 1С, в «Управлении торговлей» условия продаж фиксируются в соглашениях с клиентами, включая финансовые условия: график, форму и порядок оплаты. В заказе можно спланировать график оплат, чтобы контролировать соблюдение сроков и выделять просроченную дебиторскую задолженность. Отгрузка в кредит поддерживается с контролем срока и суммы кредита по условиям договора, а в документации к редакции 11.5 описаны отдельные настройки запрета отгрузки при превышении суммы допустимого кредита и при наличии просроченной задолженности. Есть отчёты по задолженности клиентов, в том числе по срокам, и автоматическое формирование актов сверки по группам клиентов.

Иначе говоря, учётная часть закрыта. Чего типовая конфигурация не делает за вас — не доносит эти сведения до людей, которые работают вне 1С, и не превращает просрочку в последовательность действий. Это и есть работа операционного слоя — CRM для оптовой торговли, связанной с 1С.

Где проверять лимит: пять точек контроля

Проверка на складе — последний рубеж, а не основной. В хорошо устроенном процессе клиент и сотрудник узнают об ограничении раньше:

1. Подготовка к визиту. В карточке точки у агента виден долг, ближайшие даты оплаты и просрочка. Агент заходит не только за заказом, но и за деньгами.
2. Формирование заявки. Приложение торгового агента показывает остаток лимита и предупреждает, если заявка его превышает. Решение принимается на месте: уменьшить заказ, взять предоплату, запросить исключение.
3. Самостоятельный заказ клиента. В B2B-кабинете или боте для оптовых заказов клиент видит доступный лимит и неоплаченные документы, а при превышении — кнопку оплаты или запроса.
4. Подтверждение в офисе. Оператор видит заказ с отметкой «превышение» и историю исключений по клиенту.
5. Отгрузка. Финальная проверка в 1С, если с момента заказа клиент не заплатил и вышел в просрочку.

Для первых трёх точек данные о задолженности должны приходить из 1С регулярно — не раз в сутки, а хотя бы несколько раз в день, и по событию оплаты. Иначе агент увидит вчерашний долг, который клиент уже закрыл, и потеряет доверие к системе.

Как назначить лимит: условный пример

Единой формулы нет, но рабочая отправная точка — привязать лимит к реальному обороту клиента и сроку отсрочки, а не к ощущениям менеджера. Допустим, точка стабильно берёт товар раз в неделю на 60 тыс. ₽, отсрочка — 14 дней.

Новый клиент: проверка до первой отгрузки

Самый рискованный момент — первые отгрузки новому клиенту, когда платёжной истории нет. Здесь помогает проверка реквизитов ещё на этапе заведения карточки. По описанию 1С, в «Управлении торговлей» реквизиты контрагента могут заполняться по данным ЕГРЮЛ/ЕГРИП, а сервис проверки контрагентов помогает заранее выявить ошибки в реквизитах и сомнительных контрагентов. В операционном слое к этому обычно добавляют простой регламент: кто из агентов привёл клиента, с какой отсрочкой он стартует, через сколько отгрузок без просрочки лимит пересматривается и кто принимает это решение. Агент, который заводит точку с телефона, должен видеть стартовые условия сразу, чтобы не обещать клиенту отсрочку, которую финансовый контролёр потом не утвердит.

Цифры здесь условные, коэффициенты определяет ваша финансовая политика. Важно другое: если лимит рассчитывается по формуле от данных, система может пересматривать его автоматически раз в месяц и предлагать финансовому контролёру повышение или снижение, а не ждать, пока менеджер вспомнит.

Исключения: как разрешать отгрузку сверх правил

Совсем без исключений дистрибуция не работает: крупный клиент задержал оплату на день из-за банка, у сети смена бухгалтера, перед праздниками точки берут двойной объём. Проблема не в самих исключениях, а в том, что они согласуются устно и не оставляют следа. Порядок, который можно автоматизировать:

• Агент или оператор отправляет запрос из заказа: сумма превышения, причина из списка, комментарий.
• Запрос уходит согласующему по правилам: небольшое превышение — руководителю отдела продаж, крупное или при просрочке — финансовому контролёру.
• Согласующий отвечает в мессенджере или в приложении одной кнопкой, видя историю клиента и прошлые исключения.
• Разрешение действует на конкретный заказ или ограниченный срок, после чего правила возвращаются.
• Раз в месяц — отчёт: сколько исключений, по каким клиентам, сколько из них закончились просрочкой.

Последний пункт самый полезный: он показывает, какие исключения оправдались, а какие стоило отклонить, и помогает пересмотреть лимиты.

Работа с просрочкой: сценарий вместо списка должников

Список должников раз в неделю — информация, а не действие. Система должна сама запускать шаги по каждой отгрузке и назначать их конкретному человеку. Пример сценария, который настраивается под вашу политику:

Тексты напоминаний, неустойки и порядок претензий опираются на условия договора — формулировки согласуйте с юристом. Подробнее об автоматизации этой части — на странице контроль дебиторской задолженности.

Какие отчёты нужны коммерческому директору

• Старение задолженности по интервалам просрочки: текущая, до 7, до 30, свыше 30 дней — в разрезе агентов и территорий.
• Использование лимитов: клиенты, которые постоянно упираются в лимит, — кандидаты на повышение или на разговор о предоплате.
• Исключения и их исход: кто чаще всего просит отгрузку сверх правил и чем это заканчивается.
• Сбор оплаты агентами, если они принимают деньги или отвечают за взыскание, — как часть их KPI.
• Прогноз поступлений на неделю по графикам оплаты — для казначейства и закупок.

Всё это строится на данных, которые уже есть в 1С, — задача в том, чтобы связать их с визитами, заказами и людьми. Как передавать задолженность в CRM без расхождений, разобрано в статье интеграция CRM дистрибьютора с 1С, а техническая сторона — на странице интеграция CRM с 1С.