Прайс-листы, акции и ретробонусы дистрибьютора: как вести в системе

Спросите в оптовой компании, по какой цене конкретная точка купила конкретный товар в прошлом месяце, и с учётом чего. Ответ часто собирается из четырёх мест: колонка прайса в 1С, скидка, которую агент дал по устной договорённости с супервайзером, акция поставщика из письма, и ретробонус, который начислят по итогам квартала в Excel у коммерческого директора. Пока клиентов мало, это держится на памяти людей. Когда их сотни, а брендов десятки, цена становится главным источником споров с клиентами и с поставщиками, а реальная маржа — неизвестной до конца квартала.

Три слоя цены и почему их нельзя смешивать

Любое ценовое условие дистрибьютора относится к одному из трёх слоёв. Путаница начинается, когда условие одного слоя пытаются провести через другой — например, ретробонус дают сразу скидкой в накладной, «чтобы не считать потом».

Разделение важно и для учёта: скидка в накладной меняет цену отгрузки, а ретробонус начисляется позже отдельным документом. Как именно премия отражается в налоговом учёте, зависит от формулировок договора, — этот вопрос согласуйте с бухгалтером и юристом до запуска программы, а не после.

Прайс-листы: виды цен вместо файлов

Первое правило — у агента, оператора, B2B-кабинета и бота должна быть одна и та же цена, взятая из одного источника. Не файл, разосланный в понедельник, а вид цены в системе, который автоматически подставляется в заказ по соглашению с клиентом.

В «1С:Управление торговлей» для этого есть всё необходимое. По описанию 1С, программа позволяет завести различные виды цен со своими правилами расчёта, валютой и округлением, задать формулы по ценовым группам товаров и рассчитывать цены от данных базы — например, от цен поступления или цен поставщиков и конкурентов. В документации к редакции 11.5 описаны виды цен как колонки прайс-листа, настройка диапазона допустимых цен продажи, согласование новых и изменённых цен и отчёт «Прайс-лист». Условия продажи для группы клиентов фиксируются в типовом соглашении, для отдельного клиента — в индивидуальном, а продажа с отклонением от правил возможна только после согласования.

Проблемы обычно не в учёте, а на границе с внешним миром:

• Агент работает с прайсом, выгруженным утром, а в обед поставщик поднял цены и офис их изменил.
• Клиент видит на сайте одну цену, в приложении агента — другую, потому что сайт обновляется раз в сутки.
• Под каждого крупного клиента заведена своя колонка, и через год их пятьдесят, а половина не используется.
• Агенту разрешено править цену в заказе «в пределах разумного», и никто не знает, где эти пределы.

Решение — передавать цены из 1С во все каналы по событию изменения и запретить ручной ввод цены вне согласованного диапазона. Для сайта и кабинета это задача интеграции 1С с сайтом, для агентов — синхронизации с мобильным приложением.

Акции: условия, сроки и бюджет

Акции в дистрибуции бывают двух видов: собственные (вы распродаёте остатки или продвигаете ассортимент) и промо производителя, где поставщик компенсирует скидку. Для учёта это разные вещи: по промо поставщика нужно не только дать скидку клиенту, но и собрать подтверждение, чтобы получить компенсацию.

Механика скидок в 1С:УТ довольно богатая. По описанию 1С, есть ручные и автоматические скидки и наценки, процентные и суммовые, скидки количеством и подарком, назначение по клиенту, группе клиентов или складу, типовые условия — за разовый объём продаж, за форму оплаты, за время продажи. Скидки объединяются в группы с правилом совместного применения: минимум, максимум, сложение. Этого достаточно, чтобы правильно посчитать цену в документе.

Что обычно приходится добавлять вокруг учёта:

1. Промо-календарь. Одна таблица всех действующих и будущих акций с датами, SKU, каналами и ответственными, видимая агентам заранее, а не в день старта.
2. Бюджет и лимит акции. Поставщик компенсирует скидку на ограниченный объём — система должна остановить акцию, когда объём выбран.
3. Подсказка агенту. На визите приложение показывает, какие акции доступны именно этой точке и что добавить в заказ, чтобы условие выполнилось.
4. Отчёт для компенсации. Выгрузка отгрузок по промо в формате, который требует производитель: точки, SKU, количество, скидка.

Ретробонусы: от Excel к начислению в системе

Ретробонус — премия клиенту за результат за период: выполнил план закупок, взял весь ассортимент бренда, вырос к прошлому кварталу. Ретробонусы бывают и входящими — их дистрибьютору платят производители за выполнение его собственного плана закупок или продаж.

В документации «Управление торговлей, редакция 11.5» описаны ретро-бонусы клиентов с целевыми показателями по количеству, сумме и пакетному предложению, согласованием условий, начислением, оформлением акта премии клиенту и отчётами — ведомость по ретро-бонусам, действующие ретро-бонусы по клиенту, договору и соглашению. Отдельно описаны ретро-бонусы поставщиков. То есть начислять бонусы можно в учётной системе, и держать их в Excel незачем.

Пробел в другом: ретробонус работает как мотивация, только если клиент и агент видят прогресс во время периода. Если о том, что до бонуса не хватило 40 тыс. ₽, клиент узнаёт после закрытия квартала, бонус ничего не изменил в его поведении.

Условный пример прогрессивной шкалы

Допустим, клиенту установлен квартальный план закупок бренда 900 тыс. ₽ и шкала:

Пример условный. Видно, что разница между 850 и 950 тыс. ₽ закупок — это 100 тыс. ₽ оборота и 10,5 тыс. ₽ дополнительного бонуса. Именно эту подсказку — «до следующей ступени 50 тыс. ₽, вот что можно добавить» — агент должен видеть в карточке клиента, а клиент — в своём кабинете.

Как донести условия до агента и клиента

• Карточка точки в приложении агента: действующий вид цены, доступные акции, прогресс по ретробонусу и сумма до следующей ступени. Это часть приложения для торговых представителей.
• B2B-кабинет: персональные цены, акции и прогресс бонуса видит сам клиент, заказывая без менеджера, — см. B2B-портал.
• Оптовый интернет-магазин для новых и небольших клиентов: открытый прайс одной колонки и понятные условия скидок за объём — оптовый магазин.
• Уведомления: старт и окончание акции, достижение ступени бонуса, изменение цен на заказанные ранее товары.

Все эти каналы читают цены и условия из одного источника. Если для кабинета завести отдельный прайс «на всякий случай», расхождение появится в первую же неделю.

Маржа после всех скидок и бонусов

Последняя и самая важная часть — увидеть, сколько вы реально зарабатываете на клиенте. Цена в накладной этого не показывает: после неё идут ретробонус клиенту, компенсация от производителя, логистика и стоимость отсрочки. Отчёт, который стоит построить в связке учёта и CRM для оптовой торговли:

Отдельная тема — возвраты и корректировки. Если клиент вернул часть товара, купленного по акции, возврат должен пройти по цене отгрузки со скидкой, а не по текущему прайсу, иначе клиент получит деньги или зачёт больше, чем заплатил. Возврат уменьшает и базу ретробонуса: если бонус начислен по итогам квартала, а возврат пришёл в следующем, нужно заранее договориться, как это отражается — уменьшением следующего начисления или корректировкой прошлого. В 1С:УТ возвраты от клиентов и корректировки реализации оформляются штатными документами; задача операционного слоя — чтобы экспедитор или агент, принимая возврат, фиксировал его с привязкой к исходной отгрузке, а не «общей кучей».

Когда цены, акции и бонусы живут в системе, а не в файлах, появляется возможность честно сравнивать клиентов и агентов. О том, как это ложится на общую архитектуру, — в статье единая система для отдела продаж дистрибьютора.