Зуботехническая лаборатория: как вести заказы от клиник

Зуботехническая лаборатория работает с заказом, у которого есть врач, пациент, конструкция, цвет, этапы примерок и жёсткий срок — визит пациента в клинике. Поэтому учёт лаборатории строится вокруг заказ-наряда со статусами по этапам, датой следующего визита пациента и ответственным техником. Самые дорогие ошибки — работа не готова к визиту, клиника перенесла визит и не сообщила, переделка без понятной причины. Если клиника и лаборатория видят один и тот же наряд со статусом и датой визита, большая часть этих ошибок исчезает. Ниже — порядок работы, статусы, учёт техников и расчёты с клиниками.

Что должно быть в заказ-наряде

Лаборатории достаточно минимальных сведений о пациенте. Диагнозы и полную медкарту передавать не нужно — это лишний риск по персональным данным.

Статусы заказа

1. Принят — получены слепки или сканы, проверена комплектность.
2. В работе — назначен техник, указан плановый срок.
3. Готов к примерке — отправлен в клинику.
4. На примерке / корректировка — замечания врача.
5. Готов — финальная работа отправлена.
6. Сдан — клиника подтвердила, что конструкция установлена.
7. Переделка — с причиной.

Статусы видят обе стороны. Администратор клиники не звонит в лабораторию с вопросом «готово ли», а лаборатория видит, если визит пациента перенесли.

Сроки: планировать от визита

Лаборатория планирует загрузку техников по срокам сдачи. Но реальный срок — не дата в наряде, а визит пациента. Если клиника перенесла визит на неделю раньше, а лаборатория не знает, работа будет не готова. Поэтому:

• в наряде хранится дата визита пациента, а не только «срок сдачи»;
• перенос визита в клинике меняет дату в наряде или хотя бы отправляет уведомление;
• лаборатория каждое утро видит заказы, у которых визит через 1–2 дня, а статус не «готов».

Загрузка техников

Распределять заказы по техникам вручную можно до 50–80 заказов в неделю. Дальше нужна таблица загрузки, которая учитывает специализацию и сроки.

Переделки

Переделка — главный источник потерь и споров. В учёте должна быть причина:

• неточный слепок или скан — ответственность клиники;
• ошибка техника — ответственность лаборатории;
• изменение плана лечения — новая работа по прайсу;
• поломка после установки — по гарантийным условиям договора.

Через полгода статистика переделок по клиникам и техникам показывает, где проблема: у одного врача постоянно неточные слепки, у одного техника — повторяющаяся ошибка. Без причин в учёте это видно только по ощущениям.

Взаиморасчёты с клиниками

Лаборатория работает с клиниками по прайсу и договору, обычно с ежемесячным актом сверки. Что важно:

• цена фиксируется в наряде при приёме заказа, а не при сдаче;
• акт за месяц формируется из сданных нарядов;
• переделки по вине лаборатории не попадают в акт;
• для каждой клиники видна задолженность и срок оплаты.

Клиника, в свою очередь, включает стоимость работ лаборатории в смету пациента и в расчёт зарплаты врача — подробнее в статье о зарплате стоматологов.

Себестоимость заказа

Лаборатория часто знает цену по прайсу, но не знает себестоимость: материалы, часы техника, работа фрезерного станка или 3D-принтера, брак. Без себестоимости трудно понять, какие виды работ выгодны, а какие лаборатория делает себе в убыток ради клиента. Минимальный учёт: нормативы материалов на единицу конструкции, сдельная ставка техника, амортизация оборудования в расчёте на единицу. Раз в квартал сравните себестоимость с ценой по видам работ — нередко оказывается, что дешёвые позиции съедают маржу дорогих.

Зарплата техников

Техникам обычно платят сдельно: за единицу конструкции по видам работ. Переделка по вине техника не оплачивается или оплачивается частично. Расчёт собирается из сданных нарядов за месяц — если наряды ведутся в системе со статусами и техником, ведомость не требует ручной сверки.

Цифровой обмен

Всё больше клиник передают в лабораторию не слепки, а файлы внутриротового сканирования. Это ускоряет работу, но требует порядка в файлах: скан прикреплён к наряду, а не отправлен в мессенджер технику. Файлы занимают много места, поэтому хранилище нужно планировать заранее, а доступ к ним — ограничивать сотрудниками лаборатории и клиники.

Чем вести

Модуль заказ-нарядов в лабораторию с работами техника, сроками, примерками и себестоимостью есть в нашей CRM для стоматологии — 34 900 ₽ по прайсу; он закрывает сторону клиники. Если лаборатория обслуживает десятки клиник, ей нужен кабинет для заказчиков — по сути B2B-портал от 290 000 ₽, где клиника создаёт наряд, загружает скан и видит статус.