Расписание языковой школы: преподаватели, кабинеты и группы

Расписание языковой школы — это пересечение трёх ограничений: свободные кабинеты, часы преподавателей и время, удобное ученикам одного уровня. Составлять его стоит в таком порядке: сначала сетка кабинетов на неделю, потом группы по уровню и возрасту в популярные слоты, потом индивидуальные занятия в оставшиеся окна. Главная ошибка — начинать с пожеланий преподавателей: получается удобное им расписание, в котором вечерние кабинеты переполнены, а утренние пустуют, и половина групп не набирается.

Из чего состоит расписание

Популярные слоты в языковой школе — будни после 18:00 и субботнее утро. Их обычно не хватает, поэтому первыми в них ставят группы, а не индивидуальные занятия: группа приносит больше выручки на час кабинета.

Как составить сетку: пошагово

1. Нарисуйте сетку кабинетов. Строки — получасовые слоты, столбцы — кабинеты, на каждый день недели. Отметьте, какие кабинеты подходят для детей и больших групп.
2. Расставьте группы с постоянным составом. Сначала те, что продолжаются с прошлого семестра: их время менять опасно, это причина ухода.
3. Добавьте новые группы в популярные слоты по прогнозу набора: сколько заявок на каждый уровень было в прошлом сезоне.
4. Распределите преподавателей. Проверьте, что у каждого не больше разрешённых часов в день и есть перерыв между занятиями в разных кабинетах.
5. Заполните окна индивидуальными занятиями. Утро, обед, поздний вечер.
6. Зафиксируйте расписание до начала продаж. Менять после покупки абонементов — значит терять учеников.

Нагрузка преподавателей

Преподаватель в языковой школе — самый дорогой и самый дефицитный ресурс. Перегруз так же опасен, как недогруз: уставший преподаватель хуже ведёт группу, а это прямой путь к оттоку учеников.

Распределять группы по преподавателям стоит не только по свободным часам, но и по уровням: преподаватель, который хорошо ведёт детей A1, не обязательно сильный в подготовке к экзаменам.

Замены и переносы

Замена должна быть процедурой, а не обзвоном. Что нужно:

• список преподавателей, которые могут заменить на каждом уровне;
• правило: о болезни преподаватель сообщает до 9:00 или за 3 часа до занятия;
• администратор ставит замену в системе, ученики группы получают уведомление;
• зарплата за занятие уходит тому, кто провёл.

Перенос всей группы — крайняя мера. Если без него никак, предложите ученикам альтернативу заранее и дайте право перейти в другую группу без потери занятий.

Индивидуальные занятия: отдельные правила

Индивидуальные занятия ломают сетку чаще групповых, потому что их легко переносить. Правила, которые снижают хаос:

• перенос по инициативе ученика — не позже чем за 24 часа, иначе занятие списывается;
• перенос по инициативе школы — бесплатно, с приоритетом на удобное ученику время;
• постоянный слот лучше плавающего: ученик с фиксированным временем ходит дольше.

Онлайн-группы и корпоративные клиенты

Онлайн-занятия не занимают кабинет, но занимают преподавателя, поэтому их ставят в ту же сетку отдельным столбцом «онлайн». Частая ошибка — считать онлайн-группы бесконечно гибкими и ставить их в окна между очными занятиями без перерыва: преподаватель выходит из кабинета и сразу включает камеру, опаздывает на 5–10 минут, и ученики онлайн-группы уходят первыми.

Корпоративные группы в офисе клиента требуют ещё и времени на дорогу. Их удобно ставить утром или в обед, когда очные кабинеты пустуют, и закреплять за преподавателем, у которого после поездки есть окно. В договоре с компанией стоит записать, что происходит при отмене занятия сотрудниками: если отмена позже чем за сутки, занятие оплачивается — иначе корпоративные группы становятся главным источником пустых часов преподавателя.

Как планировать новый семестр

За месяц до начала семестра выгрузите итоги текущего: какие группы продолжаются, сколько учеников перейдёт на следующий уровень, какие группы распадаются. Ученики, закончившие уровень A2, через месяц ждут группу B1 в то же время — если её нет, они уходят. Поэтому новые группы следующего уровня стоит ставить в слоты, которые освобождают завершившиеся группы, и предлагать продолжающим ученикам место до открытия набора для новых.

Таблица или система

Google Таблица с листами по дням работает для школы на 2–3 кабинета и 10–15 групп. Проблемы начинаются, когда нужно одновременно видеть, свободен ли кабинет, преподаватель и есть ли место в группе. В системе это одна проверка при записи: двойную бронь кабинета или преподавателя она не даст сделать.

В нашей CRM для частной школы расписание по кабинетам и преподавателям связано с журналом и зарплатой: отметка присутствия сразу попадает в баланс абонемента и в расчёт ставки за урок (модуль расчёта зарплаты — 39 900 ₽, приложение преподавателя — 49 900 ₽, базовый пакет — от 249 000 ₽). Сообщения о заменах можно отправлять через бот для школы: объявления по группам с подтверждением прочтения стоят 9 900 ₽.

Как проверить, что расписание работает

Раз в месяц посмотрите три цифры:

• Загрузка кабинетов в часы пик. Если ниже 80%, слоты используются неэффективно.
• Наполненность групп. Группы ниже минимума — кандидаты на объединение.
• Число переносов и замен. Рост — признак перегруза преподавателей или неудобного времени.

Как связать расписание с удержанием учеников, мы разобрали в статье о том, как языковой школе удержать учеников.