Справка для налогового вычета за обучение: что делать школе

Родитель или взрослый ученик может вернуть 13% (а при доходах выше порога прогрессивной шкалы — по своей ставке) от оплаты обучения, если школа или центр имеет лицензию на образовательную деятельность либо это ИП, который ведёт занятия сам. С расходов 2024 года и позже для вычета нужна справка об оплате образовательных услуг по форме ФНС, а не пачка договоров и чеков. Школе это означает простую обязанность: по заявлению выдать справку со всеми оплатами за год или передать сведения в налоговую напрямую. Если оплаты ведутся в таблице по месяцам, на каждую справку уходит полчаса; если по ученику в системе — минута.

Кто может получить вычет за обучение

Лимиты и условия приведены по странице ФНС о вычете на обучение — перед ответом родителю сверьтесь с ней, правила меняются. Вычет можно заявить за три последних года.

Что это значит для школы или центра

• Нужна лицензия. Без лицензии на образовательную деятельность (кроме случая, когда ИП ведёт занятия сам, без педагогов) вычет не положен, и справку выдавать не на основании чего.
• Нужно отделять образовательные услуги от прочих. Присмотр и уход в детском саду, питание, продажа учебников, аренда зала для праздника в вычет не входят. Если они в одном платеже, справка должна содержать только образовательную часть.
• Нужно знать, кто платил. Справка выдаётся на плательщика. Если платила бабушка, а вычет хочет мама, — не получится.
• Нужно хранить оплаты по ученику за год. Справка содержит суммы по годам оплаты, а не по учебному году.

Как выдать справку: порядок

1. Родитель или ученик подаёт заявление: ФИО и ИНН плательщика, ФИО и дата рождения ученика, годы, за которые нужна справка.
2. Школа собирает все оплаты этого плательщика за указанные годы по этому ученику — только образовательные услуги.
3. Формирует справку по утверждённой форме ФНС, подписывает и выдаёт или передаёт сведения в налоговую.
4. Фиксирует в журнале, что справка выдана, — чтобы не выдать вторую с расхождениями.

Есть и упрощённый порядок: организация по заявлению передаёт сведения об оплате в налоговую сама, и вычет приходит родителю в личный кабинет налогоплательщика почти готовым. Для школы работы примерно столько же, а родителю — заметно меньше.

Где школы ошибаются

• Справка на не того плательщика. Оплату проводили с карты отца, а справку выписали на маму. Нужно хранить, кто фактически платил.
• В справку попали учебники и экскурсии. Если эти суммы шли в одном платеже с занятиями, их нужно разделять ещё при оплате.
• Справка по учебному году. Вычет считается по календарному году оплаты: абонемент, оплаченный в декабре 2025, относится к 2025 году, даже если занятия шли в 2026.
• Две справки с разными суммами. Администратор пересчитал вручную и ошибся. Справка должна строиться из одного источника данных.
• Нет лицензии у филиала. Если занятия ведутся по адресу, не указанному в реестре лицензий, это стоит проверить заранее.

Как устроить учёт оплат, чтобы справки собирались сами

ИНН плательщика стоит спрашивать при заключении договора, а не в феврале, когда все одновременно приходят за справками. Пик заявлений — с января по апрель.

Сколько времени это занимает

Школа на 300 учеников, в среднем треть семей просит справку раз в год. Это около 100 справок.

Разница в 50 часов — это больше недели работы администратора в самый загруженный сезон.

Как мы это делаем

В CRM, которые мы собираем для школ и медицинских организаций, справка для вычета — отдельный модуль: система собирает оплаты пациента или ученика за год и формирует справку для бухгалтера. В CRM для стоматологии этот модуль стоит 19 900 ₽, для частных школ он ставится в составе CRM для частной школы (базовый пакет — от 249 000 ₽). Если вы пока ведёте оплаты в таблице, добавьте в неё поля из таблицы выше — уже этого хватит, чтобы февраль прошёл спокойно.