Учёт препаратов, кормов и расходников в ветклинике

Склад ветклиники состоит из трёх потоков, которые нельзя смешивать: препараты и вакцины, которые расходуются на приёме и в стационаре, товары для продажи владельцам (лечебные корма, средства от паразитов, аксессуары) и расходники (шприцы, перевязка, перчатки). Деньги теряются в первом и третьем потоке: препарат ввели, но не внесли в счёт, вакцина просрочилась в холодильнике, расходники уходят «на глаз». Порядок: списание препаратов и расходников по приёму через нормативы услуг, учёт сроков годности по партиям, раздельный учёт товаров для розницы и отдельные журналы для препаратов, которые требуют особого учёта по закону.

Три потока склада

Списание по приёму

Врач на приёме не должен вспоминать, что ввёл, когда пишет протокол. Рабочие схемы:

• норматив услуги — «вакцинация» автоматически списывает одну дозу выбранной вакцины и шприц;
• выбор препарата с дозой в протоколе — система рассчитывает количество и включает в счёт;
• ассистент отмечает расход в карточке приёма до выдачи счёта.

Главное правило: препарат, который ввели, оказывается в счёте владельца в тот же момент. Если между введением и счётом есть ручной перенос, часть препаратов в счёт не попадёт.

Сроки годности и холодовая цепь

Вакцины и часть препаратов хранятся в холодильнике и имеют ограниченный срок. Что нужно учитывать:

• партия и срок годности при поступлении;
• расход в порядке «первым истекает — первым используется»;
• еженедельный отчёт: что истекает в ближайшие 30 дней;
• журнал температуры холодильника — требования к хранению иммунобиологических препаратов.

Просроченная вакцина — прямой убыток. Отчёт по срокам позволяет заранее сдвинуть заказ или использовать партию в акциях по вакцинации.

Препараты особого учёта

Часть препаратов для наркоза и обезболивания относится к средствам, оборот которых регулируется особо: сильнодействующие вещества, наркотические и психотропные средства. Для них действуют отдельные требования — лицензии, журналы предметно-количественного учёта, хранение в сейфе, списание по каждому введению. Эти правила устанавливаются законодательством о наркотических средствах и сильнодействующих веществах, и перечень препаратов, требующих такого учёта, нужно сверять с действующими списками. Программа учёта не заменяет установленные журналы, но может вести их в нужной форме и показывать расхождения.

Отдельно стоит проверить требования к маркировке лекарственных препаратов для ветеринарного применения: она вводилась поэтапно, и сроки для разных групп различаются. Актуальную информацию публикует оператор системы маркировки.

Розница: корма и товары

Лечебные корма и средства от паразитов — заметная часть выручки ветклиники. Их учёт ближе к магазину: закупочная цена, наценка, остатки, продажи по кассе. Связь с картой питомца полезна: если собаке назначен лечебный корм, клиника может напомнить владельцу о покупке, когда упаковка, по расчёту, заканчивается. Продажа через кассу требует чека по 54-ФЗ, как и любая розница.

Инвентаризация

Расхождение по расходникам больше 10–15% от норматива — повод пересмотреть нормативы или поговорить с персоналом. Иногда норматив просто устарел: поменяли поставщика шприцев, перевязочный материал стал другого размера, и фактический расход изменился без чьей-либо вины.

Закупки: сколько заказывать

Ветклиника часто заказывает «по ощущению»: закончилась вакцина — заказали коробку. Результат — то дефицит в сезон вакцинаций, то излишки с истекающим сроком. Простое правило минимального остатка помогает: для каждой позиции задаётся минимум, при котором формируется заказ, и объём заказа на 2–4 недели расхода. Расход берётся из списаний по приёмам за прошлые месяцы, с поправкой на сезон: весной растут продажи средств от клещей, осенью — потребность в вакцинах. Отчёт «ниже минимума» администратор смотрит раз в неделю перед заказом у поставщика.

Пересорт и возвраты поставщику

Одна и та же вакцина от разных производителей, одинаковый корм в разной фасовке, препарат в разной дозировке — классические источники пересорта. Помогает учёт по штрихкоду: при поступлении и продаже товар сканируется, а не выбирается из списка по названию. Возвраты поставщику (брак, пересорт, истекающий срок по договорённости) оформляются отдельным документом, иначе в остатках «висят» позиции, которых физически нет.

Себестоимость услуги

Когда препараты и расходники списываются по услугам, видна себестоимость: сколько стоит клинике вакцинация, кастрация, стационар в сутки. Это основа для цен. Без этого прайс строится «как у соседей», и часть услуг оказывается убыточной.

Чем вести

Небольшой клинике хватает склада в отраслевой ветеринарной программе. Отдельная складская программа со сканером штрихкодов, партиями и сроками нужна, когда у клиники стационар, своя аптека или сеть точек: по нашему прайсу настольная программа учёта — от 149 000 ₽, подключение сканера или принтера этикеток — 39 900 ₽ за тип устройства, офлайн-режим и синхронизация — 79 900 ₽. Списание по нормативам услуг и строка в счёте владельцу настраиваются в составе CRM для клиники. Как устроена карта животного, к которой привязано списание, — в статье об электронной карте питомца.