Электронная карта питомца в ветклинике: что в ней хранить

Электронная карта питомца нужна ветклинике не для красоты, а для трёх вещей: чтобы любой врач смены видел историю животного, чтобы дозировки считались от актуального веса и чтобы сроки прививок и контролей превращались в напоминания. Минимальный состав карты: владелец и контакты, вид, порода, пол, дата рождения, кастрация или стерилизация, чип, текущий вес с историей, аллергии и непереносимость препаратов, прививки с препаратом и датами, хронические заболевания, назначения, результаты анализов и снимки. Всё остальное — протоколы приёмов — добавляется по мере визитов.

Почему бумажная карта не справляется

• Карту не найти, когда животное привезли вечером к дежурному врачу.
• Вес записан три года назад, а дозировка препарата считается от веса.
• Аллергия на препарат указана на четвёртой странице.
• Анализы из лаборатории лежат отдельной папкой или в почте.
• Нельзя понять, кому пора на прививку, не перелистав все карты.

Состав карты

Блок «Предупреждения» стоит показывать отдельной плашкой вверху карты. Врач, который впервые видит животное, должен узнать об агрессии или аллергии до того, как подойдёт к столу.

Вес — самое недооценённое поле

Дозировки большинства препаратов рассчитываются на килограмм веса. Если вес в карте старый, расчёт неточен. Правило простое: взвешивание на каждом визите и запись с датой. График веса заодно показывает динамику: кошка, которая потеряла 15% веса за полгода, — повод для обследования, даже если владелец пришёл на прививку.

Анализы и снимки

Результаты из внешней лаборатории приходят файлами. Их нужно прикреплять к карте с датой, а не хранить в почте. Тогда врач на контрольном приёме видит динамику показателей рядом с назначениями. Владельцу результаты удобно открывать в личном кабинете, а не получать вложениями: принцип тот же, что и в медицине для людей, — подробнее в статье о выдаче результатов анализов онлайн.

Как перейти с бумажных карт

1. Не переносить архив целиком. Сканировать и вносить карту при первом визите животного после перехода.
2. Обязательно перенести: вес, аллергии и предупреждения, прививки с датами следующих, хронические заболевания.
3. Старые протоколы — скан целиком как файл в карте, без разбора по полям.
4. Первые два месяца — бумажная карта рядом на случай, если чего-то нет в электронной.
5. Активные пациенты — тех, кто был за последний год, можно внести заранее силами администратора по картам и ветпаспортам.

Кто видит карту

Карту видят врачи и ассистенты клиники. Администратор видит владельца, контакты, прививки и даты визитов, но ему не обязательно видеть протоколы. Данные владельца — персональные данные, на них распространяется 152-ФЗ: хранение на серверах в России, доступ по ролям, согласие на уведомления. Сведения о животном к персональным данным не относятся, но вместе с контактами владельца они хранятся в той же системе.

Карта и выручка

Электронная карта влияет на деньги клиники через три механизма:

• напоминания о прививках и контролях — возвращают клиентов (подробно в статье о напоминаниях о прививках);
• история назначений — врач видит, что курс препарата закончился, и предлагает контроль;
• списание препаратов по приёму — учёт расхода и остатков: о нём — в статье об учёте препаратов в ветклинике.

Стационар и дежурства

В клинике со стационаром карта нужна круглосуточно. Дежурный врач ночью должен видеть, что назначено, что уже введено и когда следующая процедура. Бумажный лист назначений у клетки дублирует это, но часто расходится с картой. Рабочая схема: назначения стационара ведутся в карте как лист с временем каждой процедуры, ассистент отмечает выполнение с планшета, а утренняя смена видит, что сделано ночью, без устного пересказа. Отметка выполнения сразу списывает препарат — так стационар перестаёт быть местом, где теряются деньги.

Шаблоны протоколов

Врачи не любят писать длинные протоколы, и карта заполняется плохо, если каждый приём — пустое поле. Шаблоны для типовых приёмов (вакцинация, первичный осмотр, кастрация, повторный приём дерматолога) с полями и вариантами выбора сокращают заполнение до 2–3 минут и делают записи сопоставимыми. Шаблон стоит составлять вместе с врачами: если он неудобен, его будут обходить, заполняя всё одним полем «примечание».

Как оценить, что карта работает

Через три месяца после перехода проверьте: у какой доли визитов указан вес, у какой доли прививок есть дата следующей, сколько карт без блока предупреждений у животных, которые явно его требуют (агрессия отмечена в протоколе, но не в плашке). Эти три цифры показывают, заполняется ли карта по правилам или по привычке.

Чем вести

Для ветклиник есть отраслевые программы, и для одной клиники они обычно разумнее разработки. Свою систему или доработку имеет смысл делать сети клиник, клинике со стационаром и лабораторией или когда нужна интеграция с собственным приложением для владельцев. Мы делаем такие системы на базе нашей CRM для клиники (от 249 000 ₽), а приложение для владельцев с историей визитов, записью и результатами — на основе приложения записи к врачу: модуль результатов анализов — 59 900 ₽, семейный профиль (несколько питомцев у владельца) — 34 900 ₽.