Запись на вождение в автошколе: график инструкторов и машин

Запись на вождение в автошколе ломается на одном и том же месте: инструктор ведёт свой график в блокноте или в личном мессенджере, администратор не видит свободных слотов, а курсант не знает, сколько часов у него осталось. Рабочая схема: у каждого инструктора и машины общий график слотов по 1,5–2 часа, курсант записывается сам в свободный слот через бота или сайт, отмена позже чем за 12–24 часа сгорает, а остаток оплаченных часов виден и курсанту, и администратору. Тогда инструктор не простаивает, а курсант не ждёт вождения по три недели.

Почему вождение — узкое место

Теория в автошколе масштабируется легко: одна группа из 25 человек в классе. Вождение — только один курсант на одного инструктора и одну машину. Поэтому вместимость автошколы определяется часами инструкторов.

Если набрать группу больше, чем позволяют часы инструкторов, вождение растянется, курсанты начнут жаловаться и уходить. Если меньше — инструкторы простаивают. Число часов практики берите из своей программы: оно зависит от категории и типа коробки передач.

Как устроить слоты

1. Слот = инструктор + машина + время. Длительность 1,5 или 2 часа, начало по фиксированной сетке: 8:00, 10:00, 12:00 и так далее.
2. Место начала. Если инструкторы забирают курсантов в разных точках города, это часть слота.
3. Открытие записи. Например, на две недели вперёд, каждое воскресенье. Так курсанты не бронируют всё на месяц.
4. Лимит. Не больше трёх слотов в неделю на курсанта в пиковые месяцы, чтобы вождение получили все.
5. Отмена. Бесплатно за 24 часа (или 12 — ваше решение), позже — час списывается.
6. Неявка. Час списывается, повторная неявка — запись только через администратора.

Остаток часов и дополнительные занятия

Курсант должен видеть, сколько часов вождения у него осталось по договору и сколько он уже откатал. Это снимает половину вопросов к администратору. Когда оплаченные часы закончились, система не даёт записаться без оплаты дополнительного часа — и не появляется «долг», который потом никто не хочет платить.

Дополнительные часы продают тем, кто не готов к экзамену. Честная практика — инструктор после каждого занятия оставляет короткую оценку по элементам: парковка, разворот, городской маршрут. Тогда предложение докупить часы опирается на факты, а не выглядит как навязанная услуга.

Отмены и неявки: сколько они стоят

Напоминание за сутки с кнопкой «отменить» и правило списания при поздней отмене заметно снижают долю неявок. Освободившийся слот сразу виден другим курсантам — его кто-то займёт.

Инструктор: что он видит и отмечает

Инструктору нужен простой экран на телефоне: список курсантов на день, адрес начала, телефон курсанта, кнопки «проведено», «не пришёл» и поле для замечаний. Его зарплата часто зависит от проведённых часов, поэтому отметки делаются аккуратно, а расчёт за месяц собирается из них. Если инструкторы работают на своих автомобилях по договору, в отметке важно и время, и пробег — от этого зависит компенсация топлива.

Сезон и погода

С марта по июнь спрос на вождение максимальный, а зимой курсанты чаще отменяют занятия из-за погоды и коротких световых дней. Две практики помогают сгладить сезон: зимой предлагать скидку на вождение в утренние слоты будней, а весной заранее, в феврале, подключать временных инструкторов или продлевать рабочие часы машин. Если график слотов ведётся в системе, загрузку по месяцам прошлого года видно в отчёте, и решение о дополнительных инструкторах принимается по цифрам, а не по жалобам курсантов.

Внутренний экзамен и запись в ГИБДД

Перед экзаменом в Госавтоинспекции автошкола проводит внутренний экзамен. Курсанту, сдавшему внутренний экзамен, назначают экзамен в ГИБДД. Учёт этого этапа помогает видеть:

• сколько курсантов готовы к экзамену, но ещё не записаны;
• кто не сдал внутренний экзамен и сколько дополнительных часов ему рекомендовано;
• статистику сдачи экзамена с первого раза по инструкторам.

Последняя цифра — самая честная оценка работы инструктора и то, что автошкола может показывать на сайте, если данные реальны. Как снизить отсев и пересдачи, мы разобрали отдельно — в статье о том, почему курсанты бросают обучение.

Чем вести запись

По нашему прайсу бот записи клиентов начинается с 29 900 ₽, модуль записи по расписанию с напоминаниями — 34 900 ₽, бот с базой, оплатой и веб-админкой — пакет «Орбита» за 79 900 ₽. Если нужен полный учёт курсантов с оплатами частями и расчётом зарплаты инструкторов, это уже CRM для школы от 249 000 ₽.