Telegram-бот для автопроката: уведомления Auto555

Telegram-бот Auto555 присылает сотрудникам проката уведомления о новых бронях, заявках с витрины, оплатах, просроченных возвратах, неявках клиентов, новых штрафах и истекающих ОСАГО, КАСКО и ТО. Утром в 9:00 и вечером в 21:00 по Москве приходит сводка дня. Подключается в «Настройки → Уведомления» кнопкой «Подключить Telegram», бот — @auto555nbot.

Мы в студии «Левицкий Концепт» сделали бота после того, как владельцы прокатов попросили одного: узнавать о брони с сайта не утром следующего дня. Ниже — какие события есть, как бот разделяет их по ролям и какие решения мы приняли по персональным данным.

Какие события присылает бот

Каждый сотрудник может поменять набор для себя: отключить оплаты, оставить только просрочки, включить сводку только утром. Пока он ничего не менял, действуют значения по роли. Событие, которое роли не положено, не придёт даже если отметить его вручную: уведомления об оплатах рядовому сотруднику система не отправит.

Как подключить за минуту

1. Войдите в Auto555 и откройте «Настройки → Уведомления».
2. Нажмите «Подключить Telegram» — откроется бот с одноразовым кодом.
3. Нажмите «Старт» в Telegram. Код действует 15 минут; если не успели, получите новый.
4. Бот ответит, что уведомления компании будут приходить в этот чат, и покажет кнопку «Открыть Auto555».
5. Отметьте, какие события присылать в Telegram и какие в push.

Отключить уведомления можно командой /stop в чате с ботом или кнопкой «Отключить Telegram» в настройках. Бот работает только в личных чатах: если добавить его в группу, он промолчит.

Почему в сообщениях нет телефона и паспорта

Telegram — внешний сервис, и сообщения в нём живут дольше, чем сотрудник работает в прокате. Если в уведомлении есть ФИО, телефон и номер водительского удостоверения клиента, то после увольнения администратора эти данные остаются у него в телефоне. Для проката, который по 152-ФЗ является оператором персональных данных, это прямой риск.

Поэтому во внешние каналы Auto555 отправляет только номер брони, имя клиента без фамилии (или «Клиент №…», если имя не удаётся надёжно выделить), марку, модель и госномер машины и суммы. Телефон, ФИО целиком, паспорт, водительское удостоверение, адрес и e-mail клиента в Telegram и push не попадают никогда. Чтобы увидеть детали, сотрудник нажимает «Открыть» и попадает в бронь — уже под своим логином и с проверкой прав.

Сводка дня

Утренняя сводка в 9:00 — план на день: выдачи, возвраты, что просрочено. Вечерняя в 21:00 — итоги дня и что ждёт завтра. Кнопка в сводке ведёт на экран «Сегодня», где те же данные собраны по колонкам. Сводка уходит один раз в день для каждого сотрудника, даже если сервер перезапустился в момент отправки.

Push вместо Telegram

Если сотрудник не пользуется Telegram, те же события приходят push-уведомлениями на телефон или компьютер — даже когда вкладка с Auto555 закрыта. Push особенно удобен вместе с приложением Auto555 для телефона: уведомление открывает нужную бронь сразу в мобильном интерфейсе.

Как настроить уведомления в прокате на 10 машин

Схема, которая хорошо работает у небольших прокатов:

• Владелец получает оплаты, просрочки, штрафы и сроки ОСАГО, а также вечернюю сводку.
• Администратор на выдаче — новые брони, заявки с витрины, неявки и утреннюю сводку.
• Если администраторов двое, оба получают заявки с витрины: так онлайн-резерв не пролежит без ответа до автоснятия. Как работает автоснятие, рассказано в статье витрина Auto555.

Что бот не делает

• Не пишет клиентам. Сообщения клиентам — подтверждение брони, напоминание о возврате — отправляются через SMS (SMS.ru или SMSC) и e-mail в разделе «Сообщения».
• Не принимает команды на изменение данных. Создать бронь или отметить оплату из Telegram нельзя: это делается в системе под логином сотрудника.
• Не работает в групповых чатах.

Если уведомления не приходят

Как защищён сам бот

Telegram присылает сообщения боту на наш сервер. Каждый такой запрос проверяется по секретному заголовку, известному только Telegram и нам; без него сервер отвечает отказом. Слишком частые сообщения из одного чата ограничиваются — не больше 20 в минуту. Код подключения хранится в базе в виде хэша и действует один раз.

Отдельно о том, что в групповом чате бот молчит: в группе сообщения видят все участники, включая бывших сотрудников, которых забыли удалить. Личный чат привязан к конкретному пользователю Auto555, и при его отключении уведомления прекращаются.

Неявка клиента

Уведомление о неявке приходит, если через 2 часа после начала аренды машину так и не выдали. Это сигнал позвонить клиенту и решить, держать машину дальше или отпускать её в продажу на эти даты. Без такого уведомления машина часто простаивает до вечера, хотя её можно было отдать клиенту без брони.

Уведомления о сроках ОСАГО, КАСКО и ТО приходят пять раз — за 14, 7, 3 и 1 день и в день окончания, чтобы успеть продлить полис до того, как машину нельзя будет выдавать.

Мы разбирали в отдельной статье, как перенести бота и канал из Telegram в MAX, — если ваша команда переходит на другой мессенджер, push-уведомления Auto555 остаются рабочей альтернативой.

Telegram-уведомления доступны на всех тарифах Auto555. Подробнее о продукте — на auto555.ru, а если вы ещё выбираете систему, сравните подходы в статье CRM для автопроката: разработать свою или взять готовую.