Учёт посещений и оплат в детской спортивной секции

Детская спортивная секция учитывает больше, чем кружок: кроме посещений и абонементов есть сборы, соревнования с выездами и взносами, форма и экипировка, медицинские допуски, переходы между группами по уровню. Если всё это ведётся в тетради тренера и общем чате родителей, деньги за соревнования собираются наличными у тренера, а кто оплатил выезд, знает только он. Рабочая схема: ученики по группам с возрастом и уровнем, отметка посещений с телефона тренера, ежемесячная оплата или абонемент, отдельные начисления за соревнования и сборы, учёт медицинских допусков со сроками и один канал объявлений для родителей.

Что учитывает спортивная секция

Посещения и оплата

В спортивной секции ученики тренируются часто, поэтому абонемент на 8 занятий быстро заканчивается и неудобен. Чаще используют ежемесячную оплату за группу: фиксированная сумма за месяц тренировок. Тогда перерасчёт за болезнь — по правилам: например, при пропуске двух недель подряд по справке — скидка на следующий месяц. Без правил тренер решает каждый случай сам, и родители сравнивают.

Отметка посещений нужна не только для оплаты. Посещаемость — главный показатель, по которому тренер видит, кто теряет интерес, а руководство — какие группы работают.

Соревнования: отдельная бухгалтерия

Соревнования — источник большинства денежных вопросов в секции. Каждое — это:

• список участников и заявка от клуба;
• стартовый взнос, иногда разный по дисциплинам;
• выезд: транспорт, проживание, питание;
• сопровождающие: тренер, родители;
• согласия родителей на выезд и обработку данных.

Деньги лучше принимать не наличными тренеру, а через систему оплаты с чеком: каждый родитель видит, за что платит, а клуб — кто оплатил. Начисление за соревнование создаётся на каждого участника отдельно от ежемесячной оплаты.

Медицинские допуски

Для занятий и особенно для соревнований нужен медицинский допуск. Учёт со сроками решает две задачи: ребёнок без действующего допуска не попадает в заявку, а родитель заранее получает напоминание о том, что пора пройти осмотр. Сведения о допуске — данные о здоровье, хранить их нужно с ограниченным доступом.

Переходы между группами

Ученики переходят между группами по возрасту и уровню. Переход меняет расписание, тренера и иногда стоимость. Его лучше оформлять датой: с 1-го числа — новая группа, новая цена, новое расписание. Тогда расчёты за месяц не путаются, а родители получают одно понятное сообщение.

Форма и экипировка

Форма с логотипом клуба, кимоно, коньки, ракетки — отдельная статья. Чаще всего клуб заказывает форму оптом и продаёт родителям. Что учитывать: размер ребёнка (и обновлять его раз в сезон), выдано ли, оплачено ли, что заказано у поставщика. Оптовый заказ удобно собирать раз в сезон по таблице размеров: родители заполняют размер через форму, клуб формирует заказ и начисляет оплату каждому. Продажа формы родителям — розничная продажа с чеком, а не «сдали тренеру».

Сборы и летние лагеря

Летние спортивные сборы — самое крупное разовое начисление за год. Их стоит открывать заранее, с предоплатой и графиком, как путёвки в лагерь: количество мест, список документов, медицинские справки, согласия на выезд. Логика продажи и сбора документов та же, что у детских лагерей, — подробнее в статье о продаже путёвок.

Что смотрит руководитель секции

• посещаемость по группам и тренерам за месяц;
• долю учеников, которые ушли за последние три месяца, и в каких группах;
• долги по ежемесячной оплате и по соревнованиям отдельно;
• учеников с истекающими медицинскими допусками;
• загрузку зала по часам — для решения о новых группах.

Связь с родителями

Родителям нужны расписание, изменения, объявления о соревнованиях и баланс. Общий чат на 60 родителей быстро превращается в ленту, где важное теряется. Один канал объявлений по группе плюс личные сообщения о балансе и пропусках — достаточно. Подробнее о каналах и фото — в статье о том, как показывать родителям фото и новости.

Льготы и сертификаты

Многие секции дают скидки многодетным, вторым детям в семье, детям сотрудников. В ряде регионов работают сертификаты дополнительного образования: часть стоимости оплачивает бюджет, если секция включена в региональный реестр программ. Учёт таких оплат отдельный: сумма от родителя, сумма по сертификату. Порядок участия в программе сертификатов уточняйте у регионального оператора.

Налоговый вычет

Если секция включена в перечень организаций, оказывающих физкультурно-оздоровительные услуги, родитель может получить вычет за ребёнка. Условия и порядок — в статье о вычете за фитнес и спорт.

Чем вести

Небольшая секция на 2–3 группы справляется с таблицей и каналом объявлений. Когда групп больше пяти, а соревнований — несколько в месяц, нужна система: тренер отмечает посещения с телефона, начисления за соревнования создаются по списку участников, родитель видит баланс и платит онлайн. Мы собираем такие решения на базе CRM для детского центра: по прайсу кабинет родителя с остатком и оплатой — 64 900 ₽, базовый пакет — от 249 000 ₽. Для связи с родителями — бот для школы и кружков: объявления по группам — 9 900 ₽, баланс абонемента — 14 900 ₽.