Telegram-бот для согласования закупок и оплаты счетов
Счёт от поставщика превращается в заявку с суммой и статьёй расходов, руководитель одобряет её с телефона, а бухгалтер получает готовый реестр на оплату.
В компании без системы согласования счёт идёт по кругу: менеджер пересылает его руководителю в мессенджер, тот отвечает «ок» через два дня, бухгалтер ищет это «ок» в переписке перед оплатой. Если руководитель в отъезде, поставщик ждёт, а отгрузка срывается.
Бот заменяет пересылку маршрутом. Сотрудник загружает счёт или заполняет заявку на закупку: поставщик, сумма, статья расходов, срок оплаты. Маршрут зависит от суммы и статьи — до 30 000 ₽ согласует руководитель отдела, выше — финансовый директор. Каждый согласующий получает заявку с файлом и кнопками «одобрить», «отклонить», «вопрос».
Бухгалтер видит только одобренные счета, отсортированные по сроку оплаты, и отмечает оплату. Руководитель в любой момент смотрит, сколько потрачено по статье в этом месяце и сколько осталось от лимита. Решения не теряются: у каждой заявки есть история, кто и когда её одобрил.
Участники согласования
Инициатор
Создаёт заявку или загружает счёт, отвечает на вопросы согласующих.
Руководитель отдела
Одобряет расходы своего подразделения в пределах лимита.
Финансовый директор
Согласует крупные суммы и расходы сверх лимита.
Бухгалтер
Видит одобренные счета, отмечает оплату, выгружает реестр.
Пример правил маршрута
| Сумма | Статья | Кто согласует |
|---|---|---|
| До 30 000 ₽ | Любая в пределах лимита | Руководитель отдела |
| 30 000–300 000 ₽ | Любая | Руководитель отдела и финансовый директор |
| Свыше 300 000 ₽ | Любая | Плюс генеральный директор |
| Любая | Сверх лимита месяца | Финансовый директор с комментарием |
Калькулятор
Бот согласования закупок и счетов — расчёт стоимости
Отраслевые модули уже отмечены. Уберите лишнее или добавьте нужное — сумма в счёте будет та же, что в смете.
Выберите пакет
Добавьте нужное
Ваша смета
- Пакет «Орбита»79 900 ₽
- Маршруты согласования19 900 ₽
- Лимиты бюджета14 900 ₽
- Реестр платежей14 900 ₽
Стоимость работ
0 ₽
Срок: 4–6 недель
Счёт сейчас: 64 800 ₽ — предоплата 50%, остаток после приёмки
Без регистрации. Счёт и анкета придут на почту сразу. Гарантия 3 месяца после запуска.
Как внедрить согласования без сопротивления
Начинайте с одного потока — например, со счетов поставщиков отдела закупок — и одного правила суммы. Когда участники привыкнут, добавляйте статьи, лимиты и остальные подразделения. Попытка сразу описать все случаи обычно превращает запуск в многомесячное обсуждение регламента.
Второе правило — бухгалтерия перестаёт платить счета, пришедшие мимо бота, с конкретной даты. Без этого часть сотрудников продолжит пересылать счета в личные сообщения, и система станет параллельной, а не основной.
Возможности
Что умеет решение
Заявка или счёт
Файл, поставщик, сумма, статья и срок оплаты в одной карточке.
Маршрут по сумме и статье
Кто согласует, зависит от правил компании.
Одобрение с телефона
Кнопки в сообщении, вопрос автору без выхода из бота.
Реестр на оплату
Бухгалтер видит одобренные счета по срокам и отмечает оплату.
Лимиты по статьям
Остаток бюджета на месяц и предупреждение при превышении.
Ошибки при настройке согласований
Все согласуют всё
Если каждый счёт идёт трём людям, бот становится узким местом. Порог по сумме решает это.
Нет замещения
Руководитель в отпуске — и оплаты встают на две недели.
Статьи без лимитов
Согласование без бюджета отвечает на вопрос «можно ли», но не на вопрос «хватит ли».
Пример: торговая компания, 3 отдела и склад
Пакет «Орбита» + маршруты согласования + лимиты бюджета + реестр платежей. Итог — около 129 600 ₽ и 5–7 недель. Счета не теряются в переписке, бухгалтер платит только одобренное, а руководитель видит перерасход по статье раньше, чем закроется месяц.
Собрать свой вариантВопросы и ответы
Вопросы финансистов
Одобрение в Telegram имеет юридическую силу?
Это внутреннее решение, зафиксированное в истории с датой и автором. Для внешних документов оно ничего не меняет: договоры и платёжки подписываются как обычно.
Можно ли выгрузить реестр в 1С?
Да, файлом в формате, который принимает ваша конфигурация, или прямым обменом в пакете «Галактика».
Что если согласующий не отвечает?
Через заданное время бот напоминает, а потом передаёт заявку заместителю или следующему по маршруту.
Безопасно ли загружать счета в Telegram?
Файл проходит через мессенджер, но хранится у нас на сервере в России, доступ к заявкам — только у участников маршрута. Для чувствительных документов можно загружать файл по ссылке на ваш сервер.
Можно ли согласовывать не только счета, но и договоры?
Да, маршрут настраивается для любого типа документа: договор, допсоглашение, заявка на командировку. У каждого типа свои поля и свои согласующие.
Смотрите также
Похожие решения
Спросите что угодно о заказе: сколько будет стоить ваш проект, что входит в пакет, как платить, какие документы получите.
Бесплатные калькуляторы и шаблоны по теме
Все инструменты →- Калькулятор + шаблонСколько стоит Telegram-бот и Mini AppОт бота-приёмщика заявок до мини-приложения с каталогом и оплатой: отметьте функции — получите нашу фиксированную цену и срок, рыночную вилку и конструктор ботов для сравнения, оформите заказ прямо здесь.
- Бизнес и разработкаКалькулятор окупаемости ИИ-агента: часы сотрудников против токеновВведите поток задач, время сотрудника и цены модели — калькулятор посчитает стоимость задачи у людей и у агента, экономию и срок окупаемости внедрения.