Бот для учёта расходов и подотчётных денег в Telegram на заказ

Сотрудник фотографирует чек и выбирает статью расхода в Telegram, бухгалтер видит все траты и остатки подотчёта без пачки мятых чеков в конце месяца.

У строительной бригады, выездных монтажников, сети небольших точек или агентства, где сотрудники сами покупают расходники, деньги на подотчёт превращаются в головную боль. Чеки теряются, траты вспоминаются через неделю, а бухгалтер в конце месяца собирает пазл из фотографий в личных сообщениях.

Бот фиксирует расход в момент покупки: фото или QR-код чека, сумма, статья, объект или проект. Из QR-кода кассового чека берутся сумма, дата и время, поэтому вручную вводить их не нужно. Руководитель видит траты по объектам в реальном времени, а сотрудник — остаток выданных денег.

Для крупных трат включается согласование: сотрудник отправляет запрос, руководитель одобряет кнопкой, и только потом покупка учитывается. В конце периода данные выгружаются в таблицу или в 1С, а авансовый отчёт собирается из уже введённых расходов, а не из коробки с чеками.

Типовой проект · пакет «Орбита»

134 600 ₽

4–6 недель

Расход за десять секунд
Подотчёт сотрудников
Согласование крупных трат
Лимиты по статьям

Изменить состав

Почему чеки теряются

Сотрудник покупает саморезы на бегу, чек кладёт в карман, а через неделю не помнит, на какой объект это было. Чем дольше путь от покупки до учёта, тем больше потерь и спорных сумм.

Бот сокращает этот путь до десяти секунд у кассы. Телефон всегда в руках, Telegram уже открыт, а сфотографировать QR-код быстрее, чем найти, куда положить чек.

Что видит руководитель

По объектам

траты на каждый проект против сметы

По людям

выданные деньги, расходы и остаток у каждого

По статьям

топливо, материалы, инструмент, питание

Без чека

расходы, которые требуют проверки бухгалтера

Отчёты обновляются сразу после каждого внесённого расхода.

Калькулятор

Бот для учёта расходов — расчёт стоимости

Отраслевые модули уже отмечены. Уберите лишнее или добавьте нужное — сумма в счёте будет та же, что в смете.

Выберите пакет

Добавьте нужное

необязательно

+ 14 900 ₽

+ 24 900 ₽

+ 12 900 ₽

+ 14 900 ₽

+ 9 900 ₽

входит в пакет

+ 34 900 ₽

+ 29 900 ₽

входит в пакет

+ 29 900 ₽

+ 49 900 ₽

+ 24 900 ₽

+ 9 900 ₽

+ 990 ₽/мес

+ 6 900 ₽/мес

Ваша смета

Пакет «Орбита»79 900 ₽
Чтение QR-кода чека14 900 ₽
Подотчёт и авансовые отчёты24 900 ₽
Учёт по объектам14 900 ₽

Стоимость работ

0 ₽

Срок: 4–6 недель

Счёт сейчас: 67 300 ₽ — предоплата 50%, остаток после приёмки

Без регистрации. Счёт и анкета придут на почту сразу. Гарантия 3 месяца после запуска.

Как внедрить учёт расходов в команде

Сотрудники не будут заносить чеки?

Будут, если без этого не выдают следующий аванс. Правило «нет расхода в боте — нет компенсации» работает быстрее любых уговоров.

Сколько статей расходов делать?

Восемь-десять. Больше — и сотрудники выбирают первую попавшуюся, меньше — и отчёт ничего не показывает.

Как быть с наличными без чека?

Ввод суммы с комментарием и пометкой «без чека». Такие траты удобно ограничить лимитом в день.

Кто ведёт справочники?

Бухгалтер или руководитель в веб-админке: статьи, объекты, сотрудники, лимиты.

Пример: монтажная компания, 8 бригад на разных объектах

Пакет «Орбита» + чтение QR-кода чека + подотчёт и авансовые отчёты + учёт по объектам + согласование трат. Итог — около 147 500 ₽ и 4–6 недель. Бригадиры вносят покупки в момент оплаты, бухгалтер не разбирает фотографии чеков из переписки, а руководитель видит, на каком объекте материалы ушли сверх сметы, пока объект ещё не сдан.

Собрать свой вариант

Вопросы и ответы

Частые вопросы

Можно ли использовать бота для семейного бюджета?

Да, в пакете «Спутник»: расходы с фото чека и категориями, общая таблица на семью. Подотчёт и согласования в этом случае не нужны.

Что если чек без QR-кода?

Сотрудник вводит сумму вручную и прикладывает фото. Бот помечает такие расходы, чтобы бухгалтер проверил их внимательнее.

Заменит ли бот бухгалтерскую программу?

Нет. Бот собирает первичные данные о тратах в удобном виде. Учёт и отчётность остаются в вашей программе, куда данные выгружаются.

Видит ли сотрудник чужие расходы?

Нет, только свои и остаток своего подотчёта. Траты по объекту видят руководитель и бухгалтер.

Смотрите также

Бесплатные калькуляторы и шаблоны по теме

Все инструменты →