Автоматическое создание документов и отправка по ЭДО

Автоматическое создание документов работает так: данные из сделки в CRM или учётной системе подставляются в шаблон договора, счёта, акта или УПД, документ подписывается электронной подписью и уходит контрагенту через оператора ЭДО, а статус «подписан» или «отклонён» возвращается обратно в сделку. Менеджер нажимает одну кнопку вместо того, чтобы копировать реквизиты в Word. Окупается это там, где документов десятки в день: бухгалтерские и юридические ошибки при ручном вводе обходятся дороже настройки.

Какие документы можно создавать автоматически

Различие важное. Договор и коммерческое предложение — это шаблоны с подстановкой полей, их можно генерировать прямо из CRM. УПД и счета-фактуры — формализованные документы с утверждённым ФНС XML-форматом, их правильнее формировать в учётной системе (1С, МойСклад и т. п.), а CRM пусть только запускает процесс и получает статус.

Как выглядит цепочка целиком

1. Менеджер переводит сделку на этап «Договор» — CRM проверяет, что заполнены ИНН, КПП, адрес, подписант.
2. Реквизиты по ИНН подтягиваются из справочного сервиса, чтобы не было опечаток в названии и адресе.
3. Система подставляет данные в шаблон и сохраняет документ в карточке сделки с номером и датой.
4. Документ уходит на внутреннее согласование, если сумма или условия отличаются от стандартных.
5. Подписант компании подписывает документ электронной подписью.
6. Документ отправляется через оператора ЭДО контрагенту.
7. Статус от оператора — доставлен, подписан, отклонён с комментарием — возвращается в сделку.
8. После подписания сделка двигается дальше: счёт, отгрузка, закрывающие документы.

Шаги 2 и 7 чаще всего пропускают. Без проверки реквизитов документы уходят с ошибками, а без обратного статуса менеджер всё равно открывает кабинет ЭДО, чтобы узнать, подписал ли клиент.

Шаблоны: как не получить сотню версий договора

• Один шаблон на тип договора, а не на каждого клиента. Отличия выносятся в поля и условные блоки.
• Версия шаблона хранится вместе с документом: через год должно быть понятно, по какой редакции подписали.
• Суммы прописью, склонение должности и ФИО подписанта формирует система, а не менеджер.
• Поля, которые менеджер может менять вручную, явно ограничены. Остальное берётся из данных сделки.
• Изменение шаблона проходит через юриста, а не через «поправил запятую в Word».

Генерацию договоров по шаблонам из CRM мы делаем отдельной услугой — генерация договоров. Там же можно подключить проверку условий нейросетью перед отправкой.

Подпись и МЧД

Формализованные документы подписывают квалифицированной электронной подписью. Если подписывает не руководитель, а сотрудник, он использует свою подпись физлица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) от организации. Перед автоматизацией проверьте, у кого есть подпись, на какие документы оформлена МЧД и когда истекает её срок: автоматическая отправка остановится ровно в день окончания доверенности. О том, как меняется единая форма МЧД, мы писали в новости о МЧД с Госуслуг.

Формат УПД и почему его не стоит собирать в CRM

Электронные УПД и счета-фактуры передаются в форматах, которые утвердила ФНС; действующие форматы введены приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Форматы обновляются, и учётные системы и операторы ЭДО отслеживают эти изменения сами. Если собирать XML своими силами в CRM, каждое обновление формата станет вашей задачей. Поэтому мы советуем формировать закрывающие документы в учётной системе, а в CRM показывать только статус и ссылку.

Где ломается автоматизация документов

Про роуминг и запасного оператора после сбоев — в статье второй оператор ЭДО и роуминг, а про связку ЭДО с маркировкой — в материале маркировка и ЭДО в дистрибуции.

С чего начать

1. Выпишите все документы, которые компания выпускает за месяц, и их количество.
2. Отметьте, где сейчас больше всего ручной работы и ошибок.
3. Определите, какая система главная для каждого документа: CRM, 1С или МойСклад.
4. Проверьте, через какого оператора ЭДО работаете вы и ваши основные контрагенты.
5. Автоматизируйте один документ целиком, от сделки до статуса, и только потом остальные.

Если нужна связка CRM, учётной системы и оператора ЭДО под ваш процесс, посмотрите услугу ЭДО и документы, где описан состав работ и цена. Сколько на самом деле стоит ручное перенабивание данных, мы считали в статье о стоимости ручного ввода.