Как репетитору вести учёт учеников, занятий и оплат

Частному репетитору достаточно учитывать четыре вещи: кто, когда и сколько занимался, сколько за это заплачено, какие занятия отменены и кем, и что задано на следующий раз. Всё это помещается в одну таблицу с тремя листами — «Ученики», «Занятия», «Оплаты» — и формулой баланса. Самая частая потеря денег у репетиторов не в учёте, а в правилах: нет предоплаты, нет правила поздней отмены, и ученики переносят занятия в последний момент. Поэтому начинать стоит с правил, а учёт сделает их видимыми.

Правила, которые стоит договорить на первом занятии

Правила лучше отправить сообщением после первого занятия, а не только сказать устно. Для школьников — родителю.

Таблица: что в ней должно быть

Лист «Ученики»

Имя, класс или уровень, цель (ОГЭ, ЕГЭ, школьная программа, разговорный), контакт ученика и родителя, цена занятия, день и время постоянного слота, дата начала.

Лист «Занятия»

Одна строка — одно занятие: дата, ученик, длительность, статус (проведено, отменено учеником вовремя, поздняя отмена, отменено мной), тема, что задано.

Лист «Оплаты»

Дата, ученик, сумма, за что (пакет, разовое), способ оплаты, выдан ли чек.

Баланс

Формула на листе «Ученики»: сумма оплат минус стоимость проведённых и поздно отменённых занятий. Отрицательный баланс — долг, положительный — предоплата. Если вы ведёте клиентов в Excel впервые, начните с нашего бесплатного шаблона учёта клиентов и добавьте к нему лист занятий. Как устроены формулы, разобрано в статье «Учёт клиентов в Excel: шаблон и формулы».

Сколько стоят поздние отмены: расчёт

Репетитор ведёт 18 учеников, по 2 занятия в неделю, 1 500 ₽ за занятие. Если каждый ученик в среднем раз в месяц отменяет занятие за час до начала и это не оплачивается:

Правило «отмена позже 12 часов оплачивается» не означает, что вы будете брать эти деньги каждый раз. Но оно резко снижает число поздних отмен, потому что у ученика появляется причина предупреждать заранее.

Налоги и чеки

Большинство репетиторов работают как самозанятые на налоге на профессиональный доход: 4% с доходов от физлиц и 6% от юрлиц и ИП, лимит дохода — 2,4 млн ₽ в год. Чек формируется в приложении «Мой налог» на каждую оплату и передаётся ученику или родителю. Правила и приложение — на сайте ФНС о самозанятых. Если вы оформлены как самозанятый, чек нужно выдавать в момент расчёта, поэтому отметка «чек выдан» в листе оплат помогает не забывать.

Налоговый вычет за обучение у самозанятого репетитора родитель получить не сможет — вычет даётся за услуги организаций и ИП с лицензией на образовательную деятельность. Это стоит честно говорить родителям, которые спрашивают о вычете.

Напоминания и перенос

Половина поздних отмен — от забывчивости. Простое напоминание за день до занятия снижает их число. Варианты:

• вручную: вечером отправить сообщения ученикам на завтра — 5 минут;
• в календаре: общий календарь с учеником и уведомлением;
• бот: напоминание за 24 часа с кнопками «буду» и «перенести».

Если учеников больше 20 и переписки о переносах занимают час в день, бот окупается быстро. По нашему прайсу бот для записи клиентов с выбором времени и напоминаниями начинается с базового пакета 29 900 ₽, запись по расписанию с напоминаниями — модуль за 34 900 ₽. Для одного репетитора это большие деньги, поэтому сначала стоит попробовать бесплатные календари.

Как планировать неделю и не выгорать

У репетитора нет администратора, и расписание обычно складывается само: ученики выбирают время, а к ноябрю в неделе 30 занятий без перерыва на обед. Несколько правил помогают держать неделю под контролем:

• заранее решите, сколько занятий в день вы готовы вести, и закройте остальные слоты;
• оставляйте 10–15 минут между занятиями на заметки и подготовку;
• держите один-два резервных слота в неделю для переносов, тогда перенос не превращается в работу в выходной;
• группируйте учеников по типу подготовки: занятия по ЕГЭ подряд требуют меньше переключения, чем чередование школьников и взрослых.

В сезон экзаменов — с марта по июнь — нагрузка растёт, а летом падает. Если вы знаете это заранее, летом можно набрать учеников на интенсивы и онлайн-занятия или заранее спланировать отпуск, предупредив учеников в мае.

Мини-группы

Многие репетиторы со временем переходят на мини-группы по 2–4 ученика: цена для ученика ниже, доход за час выше. Учёт при этом усложняется: занятие одно, а учеников несколько, и у каждого свой баланс. В таблице это решается тем, что в листе «Занятия» каждая строка — ученик на занятии, а не занятие целиком. Тогда пропуск одного ученика не ломает баланс остальных.

Когда нужна программа

Таблица перестаёт справляться, когда:

• репетиторов несколько и нужно делить учеников и считать проценты;
• появляется мини-группа и аренда кабинета;
• родители хотят видеть оплаты и темы занятий сами;
• учеников больше 30–40 и баланс считается с ошибками.

Это уже маленькая школа. Как её организовать — в статьях о расписании языковой школы и удержании учеников. Для школ мы делаем CRM для частной школы от 249 000 ₽ — для одного репетитора это избыточно.

Чек-лист репетитора

• Правила оплаты и отмены отправлены каждому ученику.
• Постоянный слот у каждого ученика.
• Каждое занятие записано с темой и статусом.
• Чек в «Моём налоге» на каждую оплату.
• Напоминание о занятии за день.
• Раз в месяц — проверка балансов и долгов.