CRM для event-агентства и организаторов мероприятий
Сметы, подрядчики, тайминг и гости — чтобы маржа мероприятия была известна до его начала, а не после закрытия счетов.
Каждое мероприятие — отдельный проект с десятком подрядчиков: площадка, кейтеринг, звук и свет, ведущий, декор, фото, трансфер. Смета для клиента собирается из их цен с наценкой, а потом клиент меняет число гостей, переносит дату или добавляет фейерверк. Через неделю никто уже не помнит, в какой версии сметы была какая цена.
Деньги идут в обе стороны. Клиент платит предоплату и остаток, подрядчикам нужно заплатить аванс заранее, а остаток — после события. Если график платежей не ведётся, агентство кредитует клиента из своих денег и узнаёт об убытке после закрытия всех счетов.
В день мероприятия всё решает тайминг. Координатор, ведущий, техники и кейтеринг должны работать по одному сценарию, а не по пересланным друг другу файлам разных версий.
Типовой проект · пакет «Спутник»
358 700 ₽
6–8 недель
- Сметы с версиями
- База подрядчиков
- Тайминг дня
- Гости
Команда мероприятия в одной системе
Продюсер проекта
Собирает смету, ведёт клиента, отвечает за маржу.
Координатор
Держит тайминг, связь с подрядчиками и площадкой в день события.
Подрядчик
Видит по ссылке свою часть сценария и время заезда.
Финансист
Планирует авансы, контролирует оплаты клиента, закрывает проект.
Калькулятор
CRM для event-агентства — расчёт стоимости
Отраслевые модули уже отмечены. Уберите лишнее или добавьте нужное — сумма в счёте будет та же, что в смете.
Выберите пакет
Добавьте нужное
Ваша смета
- Пакет «Спутник»249 000 ₽
- Сметы мероприятий44 900 ₽
- База подрядчиков29 900 ₽
- Тайминг и сценарий34 900 ₽
Стоимость работ
0 ₽
Срок: 6–8 недель
Счёт сейчас: 179 400 ₽ — предоплата 50%, остаток после приёмки
Без регистрации. Счёт и анкета придут на почту сразу. Гарантия 3 месяца после запуска.
Мероприятие от брифа до закрытия
−8 недель
Бриф и концепция
Пожелания клиента, бюджет, первая смета из базы подрядчиков.
−6 недель
Договор и предоплата
Согласованная версия сметы фиксируется, клиент вносит предоплату.
−4 недели
Бронь подрядчиков
Авансы уходят по графику, система следит за сроками подтверждения.
−1 неделя
Финальный тайминг
Сценарий утверждён, подрядчики получили ссылки, гости — приглашения.
+2 недели
Закрытие
Остатки оплат, акты, фактическая маржа проекта.
Возможности
Что делает CRM event-агентства
Сметы с версиями
Позиции подрядчиков, наценка, версии сметы для клиента и история изменений.
База подрядчиков
Площадки, кейтеринг, техника, артисты — цены, контакты, оценки по прошлым проектам.
Тайминг дня
Сценарий по минутам, ответственные, доступ для всей команды с телефона.
Гости
Списки, регистрация, рассадка, бейджи, отметка прихода на входе.
Деньги проекта
Оплаты клиента и подрядчиков по графику, маржа по мероприятию.
Пример: агентство корпоративных событий, 30 проектов в год
Пакет «Спутник» + сметы мероприятий + база подрядчиков + тайминг и сценарий + график платежей + гости и регистрация. Итог — около 430 000 ₽ и 7–9 недель. Маржа видна на этапе сметы, авансы подрядчикам планируются под предоплаты клиента, а команда в день события работает по одному сценарию.
Собрать свой вариантВопросы и ответы
Вопросы организаторов мероприятий
Можно ли давать подрядчикам доступ к сценарию?
Да, по ссылке без регистрации и только к своей части тайминга. Ведущий видит программу, техники — свои выходы, кейтеринг — время подачи блюд.
Свадьбы и корпоративы ведутся одинаково?
Логика одна, шаблоны разные. Для свадеб добавляем анкету пары и рассадку, для корпоративов — договор с юрлицом, закрывающие документы и согласование с несколькими сотрудниками клиента.
Как учитывать, если клиент платит часть подрядчикам напрямую?
Такие позиции отмечаются «оплата клиентом» и не идут в выручку агентства, но остаются в смете, чтобы координатор видел всю картину.
Поможет ли система с отменами и переносами?
В карточке подрядчика хранятся условия отмены, и при переносе система показывает, какие авансы сгорают, а какие можно перенести на новую дату.
Сколько проектов нужно вести, чтобы система окупилась?
Ориентир — два-три мероприятия в месяц или несколько крупных в год. Именно на таком объёме версии смет, авансы и подрядчики начинают путаться, а одна забытая доплата площадке съедает прибыль с целого проекта.
Можно ли собирать отзывы клиентов и гостей после события?
Да, короткий опрос уходит заказчику и гостям по ссылке на следующий день. Оценки привязываются к подрядчикам, и в базе видно, кого стоит звать снова, а с кем лучше больше не работать.
Можно ли продавать билеты на открытые мероприятия?
Можно подключить продажу через билетный сервис или свою страницу с оплатой. Чек и фискализация при этом остаются на стороне вашей кассы или билетного оператора.
Смотрите также
Похожие решения
Спросите что угодно о заказе: сколько будет стоить ваш проект, что входит в пакет, как платить, какие документы получите.
Бесплатные калькуляторы и шаблоны по теме
Все инструменты →- Калькулятор + шаблонСколько стоит разработка CRM на заказСвоя CRM оправдана, когда готовые не ложатся на процессы. Соберите модули — получите нашу фиксированную цену и срок, рыночную вилку и подписку на облачную CRM для сравнения. Заказ — прямо здесь.
- Бизнес и разработкаКалькулятор окупаемости CRM и автоматизацииОцените эффект от CRM в деньгах: время, которое перестанут тратить на рутину, заявки, которые перестанут теряться, — и сравните с затратами на внедрение.
- Бизнес и разработкаКалькулятор стоимости внедрения CRM и 1СРазложите внедрение на этапы и посчитайте реальный бюджет: работы, лицензии, обучение и сопровождение — и стоимость владения на пользователя в месяц.
- Бизнес и разработкаSaaS-подписка или своя разработка: расчёт TCO на 3 годаУкажите цену подписки, число пользователей и стоимость своей разработки — калькулятор сравнит полную стоимость владения за три года и покажет месяц, когда кривые пересекаются.
- Калькулятор + шаблонШаблон учёта клиентов в Excel с формуламиСоберите таблицу клиентской базы под свою отрасль: нужные столбцы, формулы давности визита, статуса клиента и поиска дублей. Файл формируется в браузере и подходит для импорта в CRM.