CRM для автосалона: учёт машин, trade-in и комиссия

Автосалон, торгующий автомобилями с пробегом, и перекупщик с десятком машин зарабатывают на разнице между ценой покупки и продажи. Но эта разница тает незаметно: ремонт, который обошёлся дороже плана, полировка, доставка, комиссия площадки, деньги, замороженные в машине на 90 дней. В таблице Excel видно, за сколько купили и за сколько продали. Сколько реально заработали на конкретной машине — почти никогда.

Поэтому CRM для автосалона — это прежде всего учёт автомобиля как товара с полной себестоимостью, а уже потом воронка покупателей. Ниже — что должна уметь такая система, как считать реальную маржу и стоимость простоя, как вести trade-in и комиссионные машины и на что смотреть при выборе. Мы разрабатывали A777AA — CRM для автодилеров именно под эти задачи, поэтому опираемся на опыт её проектирования.

Основная сущность — автомобиль, а не сделка

В универсальной CRM сделка — это клиент, который движется по воронке. В автосалоне главный объект — машина с VIN, которая проходит свой путь: поиск и покупка, осмотр, ремонт и подготовка, фото и публикация, показы и тест-драйвы, продажа, документы. У одной машины может быть несколько потенциальных покупателей, а у одного покупателя — несколько машин на рассмотрении.

Себестоимость: из чего она складывается

Реальная себестоимость машины включает всё, что вы потратили, чтобы её продать:

• цена покупки;
• диагностика и проверки истории;
• ремонт и запчасти — фактические, а не плановые;
• предпродажная подготовка: мойка, полировка, химчистка, детейлинг;
• доставка, перегон, эвакуатор;
• для импорта — курс валюты на дату оплаты, доставка, страхование, брокер, таможенные платежи и расходы в России;
• оформление, комиссии площадок и банков;
• стоимость денег за время, пока машина стоит.

Система должна отделять план ремонта от фактических затрат и складывать фактические расходы в себестоимость один раз — без двойного учёта, когда расход внесён и в ремонт, и в кассу.

Стоимость простоя: деньги, замороженные в машине

Каждый день на складе машина стоит денег, даже если её никто не трогает. Простая формула: себестоимость × годовая ставка денег × дни на складе / 365. Ставка — это процент по кредиту, на который куплена машина, или доходность, которую вы получили бы, вложив деньги в другое.

Условный пример: на машине за 3 млн с плановой маржой 250 тыс. рублей, простоявшей 120 дней, почти 200 тыс. съедает стоимость денег. Поэтому CRM должна показывать дни на складе по каждой машине и подсвечивать те, что стоят дольше нормы, — чтобы вовремя снизить цену. Посчитать экономику своей площадки помогут калькулятор юнит-экономики и конструктор бизнес-плана.

Закупка: считайте предельную цену до покупки

Ошибки в автосалоне чаще всего делаются не при продаже, а при покупке. Перед закупкой нужно знать предельную цену: ожидаемая цена продажи минус плановые расходы минус желаемая маржа минус стоимость денег за ожидаемый срок продажи. Хорошая практика — стресс-сценарий: что будет, если ремонт обойдётся на 30% дороже, а продажа займёт вдвое больше времени. В A777AA для этого есть сравнение до четырёх вариантов закупки с расчётом предельной цены.

Trade-in

Trade-in — это две сделки в одной: вы продаёте машину и одновременно покупаете машину клиента. Учёт должен связывать их, но вести раздельно.

1. Оценка машины клиента: осмотр, диагностика, проверка юридической чистоты, история.
2. Расчёт предложения: ожидаемая цена продажи минус подготовка, маржа и срок продажи.
3. Оформление: договор купли-продажи с клиентом на его машину и договор на продажу ему вашей. Зачёт стоимости — в расчётах по сделкам.
4. Машина клиента попадает на склад со своей себестоимостью, и дальше живёт как любая другая.

Типичная ошибка: «спрятать» скидку на продаваемую машину в завышенной цене выкупа trade-in. Сделка выглядит прибыльной, а на машине trade-in позже появляется убыток. Система должна показывать маржу обеих машин отдельно.

Комиссионные машины

При продаже на комиссии машина не принадлежит салону. Вы получаете вознаграждение по договору комиссии, а ответственность и расходы распределяются по договору. В учёте важно: отделять комиссионные машины от собственных, фиксировать согласованную с собственником цену и размер вознаграждения, вести расходы, которые собственник обязался компенсировать, и сроки договора.

Покупатели, тест-драйвы и сделки

После того как машина подготовлена, начинается привычная работа CRM: заявки с сайта и площадок, звонки, тест-драйвы, предоплаты, кредитные заявки, договоры. Что важно:

• заявка привязана к конкретной машине, а не просто к клиенту;
• календарь тест-драйвов с машинами и продавцами, без накладок;
• данные водительского удостоверения для тест-драйва вносятся в карточку, копия паспорта для этого не нужна — об этом в статье копия паспорта клиента в прокате и автосалоне;
• предоплаты и задолженность по каждой сделке;
• документы — договор, акт, счёт — формируются из карточек машины и клиента.

Права и защита базы

Клиентская база автосалона — ценный актив: покупатели возвращаются через 3–5 лет за следующей машиной и приводят знакомых. Поэтому продавец должен видеть своих клиентов и сделки, а массовая выгрузка базы — требовать подтверждения владельца. В A777AA есть роли сотрудников, журнал действий в тарифе для сетей, необязательный второй фактор и подтверждение перед экспортом базы. Про юридическую сторону — в статье менеджер ушёл с клиентской базой.

Отчёты, которые должен видеть владелец

Учёт ради учёта не нужен. Система окупается, когда владелец раз в неделю открывает несколько отчётов и принимает по ним решения.

Особенно ценен отчёт «факт против плана»: если ремонт у конкретного закупщика или по конкретной марке регулярно выходит на 25% дороже плана, это прямо влияет на предельную цену следующих закупок.

Чек-лист выбора CRM для автосалона

Общий порядок выбора CRM по критериям и демо-сценариям описан в статье как выбрать CRM для малого бизнеса.

Сколько это стоит

Отраслевые системы для автосалонов обычно продаются по подписке, зависящей от числа сотрудников и филиалов. В A777AA тариф для одного владельца-перекупа бесплатный и без лимита автомобилей, для команды автосалона до 20 сотрудников — 4 990 рублей в месяц, для дилерской сети без ограничений по сотрудникам и филиалам — 10 990 рублей в месяц (на момент публикации; актуальные цены — на странице A777AA). Собственная разработка CRM для автосалона имеет смысл для крупного дилера с нестандартными процессами и интеграциями. Сравнить варианты можно в калькуляторе стоимость разработки CRM на заказ.

С чего начать, если сейчас всё в таблице

1. Заведите в системе все машины на складе с фактической себестоимостью и датой постановки на склад.
2. Разнесите текущие ремонты: что запланировано, что уже потрачено.
3. Загрузите базу покупателей за последние 2–3 года — это источник повторных продаж.
4. Договоритесь в команде: ни одна машина и ни один расход не существуют вне системы.
5. Через месяц посмотрите отчёт по марже и дням на складе. Обычно именно здесь находятся машины, которые давно пора уценить.

Как переносить данные из таблиц без потерь — в статье перенос данных из Excel в CRM. Если нужна своя система или интеграция с вашим сайтом и площадками, посмотрите услугу CRM и автоматизация.